אימייל עשוי להיות חשוב, אבל אם אתה לא לתקשר את הדרך הנכונה, אתה יכול באמת לפגוע בעסק שלך.
יש כמה כללי כללי התנהגות דוא"ל והנחיות אתה יכול לעקוב אחר כדי לוודא תקשורת הדוא"ל שלך מוצק. הנה 50 עצות.
אימייל עסקי כללי התנהגות
יש כתובת דוא"ל מקצועי
לפני שאתה אפילו להתחיל דוא"ל, אתה צריך לוודא כי כתובת הדוא"ל שלך היא המתאימה. באופן אידיאלי, תהיה לך כתובת דוא"ל רשמית שמסתיימת בכתובת האתר של החברה שלך. אבל אם אתה משתמש בחשבון Gmail אישי או משהו דומה, רק לוודא שאתה שומר את זה פשוט עם השם שלך או ראשי התיבות, במקום לנסות לקבל חמוד או מצחיק.
$config[code] not foundכלול שורת נושא ישירה
בכל דוא"ל, עליך לכלול שורת נושא שמשקפת במדויק את תוכן האימייל. רק כמה מילים סיכום ייתן את המקבל מושג מה לצפות לפני שהם באמת לקרוא את ההודעה שלך.
השתמש רק ב 'השב לכולם' כאשר יש צורך
כאשר אתה מקבל הודעות אימייל הכוללות את כולם בארגון שלך או אפילו כמה אנשים, ייתכן שתתפתה לכלול רק את כולם בתגובתך. אבל זה יכול להוביל הרבה זמן מבוזבז לאנשים אם המסר אינו רלוונטי להם. אז להשתמש טיפול רק לענות כל כאשר זה הכרחי.
הגהה
אתה לא רוצה לקחת את הזמן כדי לעצב הודעת דוא"ל גדולה רק כדי לקבל את זה littered עם איות ודקדוק טעויות. אז לקחת רגע כדי הגהה לבדוק איות לפני שליחת אז אתה יכול לתפוס את כל השגיאות הפוטנציאליות.
קריאה חוזרת עבור Tone
אבל אתה צריך גם בעצם לקרוא את המסר שלך עם המוח על איך הנמען שלך יקרא את זה. לפעמים, הטון יכול ללכת לאיבוד בדוא"ל. אז רק לוודא שהוא קורא איך אתה מתכוון.
אכפת נימוסים שלך
וכמובן, אתה צריך לכלול דקויות כמו בבקשה תודה בכל הודעה.
שמור את זה רשמי יותר עבור לקוחות / superiors
יש הרבה רמות שונות של פורמלי כאשר מדובר בדוא"ל. אז הקפד לשקול את היחסים שלך עם כל אדם לפני שאתה מקבל יותר מדי נוח. "היי חבר 'ה" יכול להיות ברכה מתאימה עבור החברים שלך. אבל כאשר מתמודדים עם לקוחות, אתה כנראה רוצה לשמור את זה קצת יותר מקצועי.
השתמש בפורמליות עבור אנשי קשר חדשים
כמו כן, זה רעיון טוב כדי לשמור על דברים די רשמי עם אנשים שאתה בדוא"ל בפעם הראשונה, עד שאתה מקבל להכיר אותם מספיק טוב כדי לשנות את זה.
השתמש ברכה מקובלת
באופן ספציפי יותר, אתה רוצה לשקול את ברכות אתה משתמש עבור כל אדם. בדרך כלל, אתה צריך לשמור "היי …" לאנשים שאתה מכיר די טוב. "שלום" ושמות מלאים מתאימים יותר ללקוחות או אנשי קשר בפעם הראשונה.
הצמד לנקודה
בגוף בפועל של הדוא"ל שלך, אתה רוצה לשמור את זה קצר ככל האפשר. אל תעשה את הנמען לקרוא רומן רק כדי להבין מה הנקודה העיקרית שלך.
$config[code] not foundלשבור הודעות ארוכות
אם יש לך כמה נקודות לעשות, לשבור את הטקסט עם פסקאות שונות או מספרים אפילו כדי להקל על הקריאה.
להיות ברור עם הקריאה שלך לפעולה
כמו כן, עליך לשקול מה ברצונך שהנמען יעשה עם ההודעה שלך. אם אתה מחפש אותם להשיב עם פיסת מידע מסוימת, אמור להם את זה בדיוק בסוף הדוא"ל שלך.
השתמש טיפול עם ראשי תיבות וז 'רגון
אם כללת ראשי תיבות או ז 'רגון מסוים בתעשייה בהודעות הדוא"ל שלך, שקול את הידע של הנמען. אם אתה מתעסק עם לקוחות בתעשיות שונות, למשל, ייתכן שתרצה לכלול קצת יותר מידע ממה שהיית עושה עם עמיתים לעבודה שלך.
שקול את סגירתך
לאחר מכן, בסוף כל אחת מהודעות האימייל, תרצה לבחור בהודעת הסגירה המתאימה. השתמש במשהו כמו "תודה" או "הטוב ביותר" עבור הודעות דוא"ל עסקיות.
כלול חתימה חתימה
תוכל גם לכלול בלוק חתימה הכולל מידע נוסף בחלק התחתון של הודעות האימייל שלך. כלול את שמך וכמה פרטים ליצירת קשר.
רשום את כל הקבצים המצורפים
אם אתה מצרף את כל המסמכים לדוא"ל, תן הנמען יודע מה זה כך שהם לא צריכים לפתוח אותו רק כדי לגלות.
אל תשכח לצרף
זה גם די נפוץ עבור אנשים לומר שהם מצרפים משהו ואז לשכוח למעשה לעשות את זה. אז לבדוק פעמיים לפני שליחת.
בדוק את גודל הקובץ
אבל להשתמש בזהירות בעת צירוף קבצים גדולים. רק לעשות זאת בעת הצורך. או שאתה יכול לנסות מחדש את גודל התמונות או לשבור את הקובץ לחתיכות קטנות יותר כדי להפוך אותו לניהול יותר.
Zip קבצים גדולים
כאשר אתה צריך לצרף קבצים גדולים, לשים אותם לקובץ. Zip כדי להקל על הנמען שלך.
שאל על אלה קבצים מצורפים ראשון
מומלץ גם לשאול את הנמען שלך אם זה בסדר לשלוח קובץ גדול מראש. ואז לגלות מתי יהיה הזמן הטוב ביותר עבורך לשלוח קובץ כזה.
שאל על סוגי קבצים
בנוסף, בדוק ובדוק אילו תוכניות הנמענים שלך ניגשים אליהם כדי שתוכל להיות בטוח שהם יוכלו לפתוח את הקבצים המצורפים שאתה שולח.
שליחת מסמכי PDF כאשר אפשרי
אבל קבצי PDF הם פשוט להציג על כל סוג של מכשיר. אז אם אפשר, לשלוח קבצי PDF במקום קבצים הדורשים תוכנית ספציפית.
אל תפתח קבצים מצורפים מאנשים שאינך מכיר
בצד השני של משוואה זו, כאשר אתה מקבל קובץ מצורף בדוא"ל שאתה לא מצפה, להיזהר לפתוח אותו. אם אינך בטוח לגבי משהו, שאל את השולח לגבי הקובץ המצורף לפני שתפתח אותו בפועל.
אל תשתף מידע סודי
מאחר שהודעות אימייל כה קלות להעברה ולשיתוף, או לשלוח בטעות לאדם הלא נכון, אין זה הפורמט הנכון לשיתוף מידע רגיש או סודי.
השתמש זהירות עם הומור
אתה יכול גם להתפתות להוסיף קצת כיף או הומור להודעות הדוא"ל שלך. אבל מאז זה יכול להיות קשה לפענח את הטון של הודעות דוא"ל, רק לוודא שזה ברור מאוד או לשמור את הבדיחות לאנשים שאתה באמת נוח עם.
להתרחק גופנים מטופשים
אימייל גם הוא לא המקום הנכון לך לקבל יצירתי עם אלמנטים עיצוביים. מקל עם גופנים קלאסיים וקל לקריאה.
מקל עם שחור ולבן
כמו כן, להתרחק צבעים גופן ייחודיים דפוסי רקע. קלאסי שחור ולבן הוא הכי קל לקרוא.
הגבל שימוש בסימני קריאה
סימני קריאה יכול לעזור לך להעביר תחושה של התרגשות או דגש. אבל לא להשתמש בהם עודף או ההודעה שלך לא נראה מקצועי.
השתמש זהירות עם כל Caps
כל כובעי יכול גם להוסיף קצת דגש. אבל זה יכול גם לבוא כמו צועק. אז אם זה באמת הכרחי, שקול להשתמש italics או משהו במקום.
השתמש רק בסמלי הבעה עם אנשים מסוימים
כשמדובר סמיילי וסמלי הבעה, לשמור אותם לשיחות עם חברים ועמיתים קרובים שאתה יודע לא יפרש לא נכון או לראות אותם לא מקצועי.
שקול תרבויות ושפות שונות
ייתכן גם לפעמים להתכתב עם אנשים מתרבויות שונות או רקעים. אז הקפד לשקול את זה כאשר crafting את התגובות שלך אז אתה לא להעליב או לבלבל מישהו.
צעד אחורה לפני שליחת הודעות רגשיות
אם אי פעם למצוא את עצמך במצב שבו אתה צריך לשלוח דוא"ל כועס או רגשית אחרת, לעצב את המסר שלך ואז צעד משם לזמן מה כדי לנקות את הראש. לאחר מכן חזור על ההודעה מאוחר יותר כדי לוודא שהיא בעצם מה שאתה רוצה לומר.
השב הודעות מקריות
במצבים שבהם אתה מקבל הודעת אימייל שאינה מיועדת לך, השב לשולח כדי להודיע להם במהירות.
אישור קבלה עבור הודעות אתה לא יכול להגיע מיד
ואם אתה מקבל דוא"ל המיועד לך אבל זה לא משהו שאתה יכול להגיב במלואו מיד, רק תן השולח יודע שקיבלת אותו וכאשר תוכל להגיע אליו.
התחל שרשרת אימייל חדשה עבור נושאים חדשים
בעת שליחת דוא"ל עם מי אתה מתכתב לעתים קרובות, זה יכול להיות מפתה לשמור רק שרשרת אחת הולכת ברציפות. אבל זה יכול להקשות עליך לשמור על השיחות שלך מאורגן. אז להתחיל שרשרת חדשה עבור כל נושא חדש.
רק העברת הודעות בעת הצורך
העברה יכולה להיות תכונה שימושית עבור משתמשי הדוא"ל. אבל זה יכול להיות overused. אז לפני שאתה קדימה הודעות, רק לוודא שהם נחוצים באמת אז אתה לא להפציץ אנשים עם מיילים.
הוספת הודעה אישית בעת העברה
כאשר אתה מוצא את זה הכרחי כדי להעביר הודעות דוא"ל, להוסיף הודעה אישית בחלק העליון כדי להסביר במקום רק להכות קדימה ולהפוך את הנמען לקרוא את כל הדוא"ל ללא הקשר.
בדוק תוכן לפני העברה
ואם אתה מעביר סיפור חדשותי או כל סוג של מידע שאתה לא יכול לערוב אישית, לעשות קצת מחקר מהיר כדי לאמת את הדיוק אז אתה לא בסופו של דבר מבזבז את הזמן של מישהו עם מידע זה לא נכון.
אל תוסיף אנשים לדוא"ל רשימות הם לא להירשם לקבלת
אם יש לך שרשראות אימייל קבוצתיות או רשימות שאתה שולח הודעות דוא"ל באופן קבוע, הוסף אנשים לרשימה זו רק אם הם נתנו לך את רשותם.
בנימוס שאל להיות נלקח הנחה לא נרשמת עבור
ואם אתה מתווסף אי פעם לרשימה שלא נרשמת אליה, אל תפחד ליצור קשר עם השולח ולבקש בנימוס לקחת אותך.
תן לאנשים מספיק זמן להגיב לפני שליחת תזכורות
אם שלחת הודעת אימייל ולא קיבלת תשובה, ייתכן שתרצה לשלוח תזכורת מהירה. רק ודא שיש לך לתת לאדם יום או יומיים להגיב, תלוי כמה זמן זה בדרך כלל לוקח להם לעשות זאת.
תבדוק את תיקיית הספאם שלך
זה גם רעיון טוב לבדוק את הזבל או תיקיית דואר זבל לפני שליחת הודעות דוא"ל תזכורת לאנשים - רק במקרה שהם כבר שלחו אותו.
השתמש מחוץ הודעות כאשר בחופשה
כאשר אתה יוצא לחופשה או מחוץ למשרד במשך יותר מיום או יומיים, הגדר תגובה אוטומטית או הודעה מהבית כדי שאנשים יקבלו תגובה מהירה כאשר הם שולחים לך דוא"ל.
תן לאנשים לדעת מתי תוכל להגיב
בהודעה זו, כלול את התאריך שבו תחזור למשרד, וכאשר אתה מצפה להיות מסוגל להחזיר הודעות דוא"ל, כך שהם ידעו מתי לצפות לתגובה.
תן להם עוד מגע על עניינים דחופים
ובדיוק במקרה כל פניות דחופים במיוחד, לכלול קשר נוסף בתוך העסק שלך, כי הם יכולים ליצור קשר עם.
הוסף את כתובת האימייל אחרונה
אם אתה מגבש הודעת דוא"ל חדשה, התחל עם הנושא והתוכן לפני שתוסיף את כתובת הדוא"ל של הנמען. זה ימנע ממך בטעות לשלוח אותו מוקדם מדי.
בדוק שוב את הנמען
אתה גם רוצה לוודא שאתה שולח אותו לאדם הנכון. אז תמיד לבדוק פעמיים כי לפני שאתה שולח.
בדיקת שם משולשת בדיקת איות
ולחזור ולבדוק עוד פעם אחת כי אתה לאיית את שמו של האדם כראוי בדוא"ל שלך. אתה לא יכול להיות זהיר מדי במקרה זה.
ודא השם שלך מציג כראוי
כמו כן, עליך לוודא שהשם שלך מוצג כראוי בחתימה ובשדה השולח.
מחק במהירות אם יש צורך
כמה לקוחות דוא"ל כמו Gmail יש תכונה שתאפשר לך למחוק הודעות שנשלחו אם אתה עושה זאת מיד. אז אם שכחתם לבדוק כל דבר פעמיים, למחוק את הדוא"ל במהירות לפני שהוא למעשה מקבל את הנמען.
תמונה דוא"ל באמצעות Shutterstock
עוד ב: מאמרים פופולריים 9 תגובות ▼
