מתכנן פגישות באולם כנסים גדול הוא אחראי על האירוע של הלקוח מן הקשר הראשוני עד הקבוצה עוזב את המלון. המתכנן מטפל בכל דבר, החל מפגישות חדרי ישיבות וחדרי מלון ועד להגדרת מזון וציוד. במתקן גדול, ייתכנו כמה מתכנני הפגישה אשר לכולם יש תחומי התמחות שונים ולעבוד יחד על אירועי הקבוצה. דוגמאות לתחומים שונים אלה כוללים הסתייגויות, מזון ומשקאות ויחסי ציבור.
$config[code] not foundיחסי ציבור ושיווק
בתפקיד זה, מתכנן המפגש משמש כנציג ממתקני הלינה והכנס לציבור. המתכנן של העבודה היא לוודא כי המתקן יש מוניטין חיובי כדי לעזור להביא הזמנות הלקוח. מתכנני הפגישה יוצרים חוברות המתארות את שירותי המתקן, מגיבים לפניות בדואר אלקטרוני או טלפוני על שירותי תכנון אירועים ומספקים מידע על מתקני ישיבות ושירותים שוטפים לשימוש באתר האינטרנט של המלון. בתפקיד זה, המתכנן יוצר תוכן למודעות מולטימדיה עבור מחלקת תכנון האירועים של המתקן. המתכנן נדרש גם להגיע אל עסקים ומוסכמות לעידוד עסקים חדשים ומתמשכים.
הזמנות והרשמה
כאשר עובדים בעיקר בהזמנות והרשמה, מתכנן הפגישה מסייע ללקוחות בביצוע הזמנות של בתי מלון ומלונאות לאורחים. בהתאם לגודל הקבוצה ומהן פעילויות שיתקיימו באתר, מתכנן המפגש מציע אילו חדרי ישיבות במרכז הכנס יכירו בצורה הטובה ביותר את צרכי הלקוח. המתכנן גם מקבץ קבוצות של חדרי מלון עבור משתתפי הלקוח ומסייע בכל לינה הדרושה. חלק מתפקיד זה של מתכנן הפגישה כולל משא ומתן על שיעור הנחה של הקבוצה ואולי לסייע בהסדרי הנסיעה. מתכנני הפגישה גם לסייע עם רישום באתר עבור המשתתפים.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילמזון ומשקאות
כל כנס צריך שירותי מזון ומשקאות. למרבה המזל עבור לקוחות, מתכנני הפגישה באתר בקלות לטפל בעניין זה עבורם. מתכנן המפגש מסייע ללקוח להבין כמה מזון הוא הכרחי עבור הסכום הצפוי של המשתתפים. חלק זה עוזר לקבוע אם ארוחות להיות מוגש בארוחת ערב לשבת או בסגנון מזנון ומה משקאות צריך להיות מוצע. מתכנן הפגישה דן בתפריט לכל ארוחה עם הלקוח ומסייע לפתח תקציב או חבילה העסקה עבור הלקוח.
טכנית
יש הרבה היבטים טכניים שונים של מתכנן פגישה של עבודה גדול בבית מגורים לינה. אחד ההיבטים הפיננסיים הטכניים של התפקיד הוא לעזור ללקוח לפתח תקציב ולקבוע כיצד כל השירותים במתקן ישולמו. מתכנן הפגישה מארגן את האירוע כולו של הלקוח, ולוודא כי הלקוח יודע מה חדרי ישיבות זמינים בזמן ובנוסף מפתחת לוח אירועים. המתכננים גם אחראים לאיתור, שכירת והגדרת כל ציוד חזותי או ציוד מיוחד אחר הלקוח צריך. מתכנן פגישות יכול גם לאתר ולארגן בידור לפי בקשת הלקוח.
