אתה יכול להשיג דברים מדהימים בעסקים כאשר יש לך את הכלים הנכונים, הן טכנולוגית וחברתית. זה נכון במיוחד עבור ניהול פרויקטים של החברה.
עם כמה כלים גדולים בארסנל שלך, כגון אלה בצע, אתה אמור להיות מסוגל לענות על כל הצרכים שלך ניהול הפרויקט.
האם יש לך את כל שבעת אלה?
תוכנה לניהול פרויקטים
הודות לטכנולוגיה המודרנית, תוכנת ניהול הפרויקט הפכה קלה יותר לשימוש מאשר אי פעם. התוכניות הטובות ביותר מאפשרות לך לשמור את כל שותפי העריכה שלך באותו דף, עם לוחות זמנים אינטראקטיביים, מעקב אחר נתונים, הטבעה בזמן, הוצאות על כל עבודה, איסוף תוכן ויכולות המשלחת.
$config[code] not foundלדברי טום טרינור, מנהל השיווק בחברת Wrike, חברת תוכנה לניהול פרויקטים, "אתה צריך אפשרות לניהול פרויקטים המקלה על יצירת משימות, לערב חברי צוות באמצעות תיוג קל, ומשתלבת עם פלטפורמות דוא"ל ושיתוף קבצים. באמצעות תוכנת ניהול פרויקטים נהדר הוא אחד המפתחות בהצלחה להכות את המטרות העסקיות שלך. "
פלטפורמות ניתנות לשיתוף
כל פרויקט צריך גישה ליכולות שיתוף קבצים כדי לשמור על חברי הצוות הרלוונטיים במשימה בכל עת. זה מאפשר גישה לקבצים ממנהל הפרויקט לחברי הצוות ומסייע למזער בעיות בפרויקטים וניהול זמן לא יעיל.
לתוכניות השיתוף הטובות ביותר יהיו התכונות הבאות:
- באינטרנט ניתן לגשת לכל מקום עם חיבור לאינטרנט
- פונקציות עריכה פשוטות
- היכולת לצרף את הפרויקט למשימה
- שיתוף יכולות בין משתפי פעולה
- תכונות אבטחה המגנות ומגבות את עבודתך
- אינטגרציה עם תוכנת ניהול הפרויקט שלך
בין פלטפורמות השיתוף הנפוצות ביותר הן Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive ו- Communifire.
ניתוח פרויקטים
על מנת לשמור על העבודות שלך פועל בצורה חלקה ככל האפשר, אתה צריך כלי ניתוח הפרויקט שיאסוף נתונים מתוכנת ניהול פרויקטים. נתונים אלה ישפרו את היעילות ואת העיבוד.
האפשרויות הטובות ביותר לניהול פרויקטים יוכנסו לתוכנה באופן אוטומטי, אך ניתן גם למצוא חלופות נפרדות שאוספות את הנתונים עבורך. הדו"ח שהתקבל יראה לך את הזמן והכסף שהוצא על כל פרויקט, מספר האנשים המעורבים, כמות התקשורת הנדרשת, וכל מידע אחר שאתה צריך לדעת על מנת לייעל תהליכים ולשפר את השורה התחתונה שלך.
תקני תקשורת
לפני שתתחיל פרויקט עם משתפי פעולה כלשהם, עליך להגדיר את תקני התקשורת שלך. רוב החברות להשתמש בדוא"ל לכל תקשורת, אבל זה לא יעבוד עבור כל חברה וכל פרויקט.
תן למשתפי הפעולה שלך לדעת את הערוצים המתאימים לעבור כאשר הם צריכים לשאול שאלה, להשתתף בפגישות צוות, לדון ברעיונות יצירתיים ולנהל אינטראקציה עם חברי הצוות.
לדוגמה, ייתכן שתרצה שכל השאלות הפשוטות ואינטראקציות הצוות יתרחשו בתכונת ההערות של תוכנת ניהול הפרויקטים שלך; וכל פגישות הצוות יתקיימו באמצעות וידאו צ'אט קבוצתי, כגון Google Hangout.
הגדרת סטנדרטים אלה בתחילת יפחית את הזמן מבוזבז miscommunication ולעזור לך לספק עבודה יעילה יותר.
תבניות
רוב הפרויקטים שלך כנראה נופלים תחת אותן קטגוריות. לדוגמה, אם אתה מתמחה ב- SEO, אתה עובד עם מסעות פרסום PPC, אותות חברתיים, תוכן האתר, ככל הנראה.
כדי להפוך את הפרויקטים לזרימה חלקה יותר, אתה יכול לפתח תבניות עבור כל אחת מהקטגוריות האלה. זה עלול לקחת קצת זמן נוסף בהתחלה, אבל זה יהיה שווה את זה כאשר היבטים שונים של כל פרויקט לרוץ ביעילות רבה יותר, ואת העבודה שבוצעה על ידי חברי הצוות שלך בסופו של דבר הדורש פחות תיקון.
אחריות מואצלת
קללה משותפת של מנהלי פרויקטים היא הרצון לעשות הכל בעצמך, כי אתה מאמין שאתה תוכל לעשות את זה נכון. בדרך כלל, פשוט לא ניתן לעשות הכל בעצמך ולקחת על עצמו יותר מדי רק לגרום עבודה באיכות ירודה כמו שאתה מרוץ כדי להשלים את הכל בזמן.
הפרויקט מחולק כראוי בין כל חברי הצוות שלו הוא פרויקט זה סביר יותר להצליח. רק זכור כי האצלת משימה פירושה שאתה סומך על חברי צוות אחרים לבצע את העבודה כראוי ואתה צריך להראות אמון על ידי בדיקה רק מדי פעם, ולא micromanaging כל אלמנט של העבודה.
האצלת אחריות ולאחר מכן אמון חברי הצוות שלך כדי להשלים את המשימה לא רק להקל את עומס העבודה שלך, אלא לשפר את ביצועי העובדים לאורך זמן.
מנהיגות מוגדרת
ההצלחה של רוב הפרויקטים תלויה מנהיג מובחן בעל תכונות של מקצוען. אם אין לך מנהיג ברור, זה יגרום לבלבול להאט את התהליך כמו חברי הצוות שלך דיוק את זה במהלך קבלת החלטות, כי אף אחד לא היה מיועד לקבל את ההחלטות הסופיות.
מנהיג מוצק יכול לשים את הרעיונות הטובים ביותר של חברי הצוות שלך בפועל ולספק את המילה האחרונה על החלטות הפרויקט. ראש הצוות צריך גם:
- עו"ד עבור החזון,
- לתקשר היטב,
- לתקשר בגלוי ובכנות עם כל משתפי הפעולה,
- להפגין התלהבות על הפרויקט,
- האצלה ללא מיקרו-
- ביטחון התערוכה ומיומנויות קבלת החלטות חזקות,
- לדעת כיצד לפתור בעיות כפי שהם פני השטח,
- הצעה משוב והלל כאשר מגיע,
- להקשיב לקלט של אחרים ולעודד יצירתיות ורעיונות.
מנהיג המוסמכת הוא אחד הכלים החשובים ביותר בחגורת ניהול הפרויקט שלך. עם מנהיג מוגדר שמוכן לעבוד עם כל השותפים שלך, ניהול פרויקטים מוצלח הוא לא רק אפשרי … זה אפשרי.
מנהל פרויקט צילום באמצעות Shutterstock
7 תגובות ▼
