המפתח לכתיבת דו"ח יעיל הוא פשוט לדבוק בעובדות. דגש על הפרטים החשובים ביותר. הדוחות הטובים ביותר מספקים הסבר ברור ומדויק של הנושא בהישג יד. אנשים רבים מאמינים כי הדו"ח חייב להיות ארוך מוצף עם פרטים, אבל למען האמת, דו"ח יעיל יקבל זכות לעניין העניין באופן תמציתי. לפני שתתחיל לכתוב את הדו"ח הראשון ליצור רשימה תבליט של כל הנושאים שאתה צריך לדון. לאחר מכן תוכל לארגן את הדוח על סמך מידע זה.
$config[code] not foundתאר את הדוח שלך לפני שתכתוב אותו. צור קטעים כלליים, ולאחר מכן מחלק את הקטעים הללו לקטעים קטנים יותר עם כותרות תיאורי וקל לעקוב אחריהם. הפוך את המתאר לתוך תוכן עניינים ולכלול את תוכן העניינים בתחילת הדו"ח, כך הקורא יוכל בקלות התייחסות המידע של הדו"ח.
קבע את הקהל שלך. מי יקרא את הדוח הזה? זה יעזור לך להחליט על הטון של הדו"ח. להחליט אם זה פורמלי או רשמי. ללא קשר לטון אתה משתמש, לכתוב בשפה פשוטה, פשוטה. הימנע "לדבר הארגונית," ז 'רגון מילים גדולות.
התחל את הדו"ח עם סיכום מנהלים. לסכם את נקודות המפתח. השתמש בכדורים לפשטות ולהפנות את תשומת הלב למטרות העיקריות של הדוח. חזור לסיכום מנהלים זה לאחר שהדו"ח הושלם כדי לאשר כי יש לך את כל הפרטים החשובים ביותר.
לספק פרטים ספציפיים על כל תת סעיף שתוארו בשלב הראשון. מחלקים אותם לפסקאות קצרות. כל פסקה לא תעלה על ארבעה או חמישה משפטים. הימנע משאלות מפורטות: ציין את הנקודה שלך, את הנתונים הסטטיסטיים הרלוונטיים, או את הפעולות המוצעות, ועבור אל הקטע הבא.
השתמש חזותיים במתינות כדי להמחיש את הנקודות שלך. גרפים, תרשימים ותמונות התומכים בממצאים שלך יעזרו לקורא לתפוס את המושגים.
קרא את הדוח פעמיים לאחר השלמת הטיוטה הראשונה. גזור מילים מיותר ושפה מיותרת. תקן שגיאות דקדוק ואיות.
הניח את הטקסט הדו"ח בתבנית אטרקטיבית עם כיסוי פשוט. Microsoft Office כולל תבניות דיווח חינם באתר Microsoft (ראה משאבים). עקוב את הדו"ח בספירלה מחייב כך הקוראים יכולים בקלות להעיף את הדפים.
עצה
מזער את ספירת הדפים אם ברצונך שהדוח יהיה אפקטיבי.
אל תאפשר לקורא שלך ללכת לאיבוד או להפחיד לאורכו של הדוח. אתה רוצה שאנשים יקראו את הדוח בשלמותו במקום פשוט לרפרף אותו.
אפשר לקורא אחר להסתכל על הדו"ח כדי לוודא שהוא יעיל מעביר את הנקודות שלך.
