הודעות דוא"ל עבודה דיפלומטיות הן פשוטות ומנומסות, ושואפות להבטיח שהנמענים לא יבינו או יפרשו בצורה לא נכונה את המידע. בעת כתיבת דוא"ל דיפלומטי, להשתמש בשפה רשמית מדויקת ולמנוע מילים רגשיות. המטרה היא להשתמש בשפה טקטית - מילים אשר מסמנות בבירור מסרים חשובים - מבלי לגרום לרגשות רעים.
הגדר את הטון
הגדר את הטון על ידי התמקדות כיצד הרעיונות שלך, הודעות או הוראות יעזור לעובדים שלך. להכיר בכל מאבקים הקשורים לעבודה, כגון בעיות טכניות או נסיגות, ולשאול - במקום לדרוש - כאשר יש משהו שאתה רוצה או צריך. לדוגמה, אם אתה מוסיף צוות נוסף לפרויקט קיים, כתוב, "אני יודע שהפרויקט הזה הניח לחץ נוסף על הצוות שלך, אז שאלתי את ג'יין דו כדי לסייע בעריכת ההעתק, האם תוכל לספק לה טיוטה גסה לפני סוף השבוע? " לשפה הדיפלומטית יש נימוסים מנומסים המנסים לשים את מקבלי ההחלטות.
$config[code] not foundשמור את זה מקצועי
הימנעו מנושאים אישיים, סודיים או רגישים, כגון מידע על שכר, בעיות כוח אדם או קונפליקטים פנימיים, באימייל דיפלומטי. רק לדון בעניינים ציבוריים, מציע מגזין בע"מ. תמיד לטפל בנושאים אישיים או סודיים פנים אל פנים, או בטלפון אם פגישה פנים אל פנים אינו אפשרי. אתה אף פעם לא יודע מתי דוא"ל עשוי לעבור ברחבי המשרד. השתמש ברכות וסגירות מקצועיות, כך שהמקבלים יודעים שהתכתבות קשורה לעבודה, לא אישית בטבע.לדוגמה, הפעל את הודעת הדוא"ל עם "שלום", "ברכות" או "בוקר טוב" - לא "היי", "יו" או "אל מציץ שלי".
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילבחר את המילים שלך בחוכמה
דגש על הצהרות "אני", ולא "אתה" הצהרות, במיוחד כאשר אתה פונה ליקויים, טעויות או תיקונים בדוא"ל. הסבר את ההצהרות שלך, כך שהנמענים מקבלים הבנה ברורה של המטרות והכוונות שלך. לדוגמה, אם ברצונכם לשלוח דוא"ל של החברה בכל הקשור לחשיבות של מועד הפגישה, כתבו כי "זה תמיד היה היעד שלי לעמוד במועדים כדי לשמור על בסיס חזק של תמיכת לקוחות.עדיפות ויעילות הם שני סדר העדיפויות שלי, אז אנא צרו איתי קשר אם יתעוררו מצבים שיכולים להוביל לקשיים.
להיות ישיר וספציפי
להיות ישר וישיר עם התכתובת שלך, כך עמיתים לעבודה שלך לא צריך לקרוא בין השורות או לנחש מה שאתה מנסה לומר. השפה הדיפלומטית היא טקטית, תמציתית ועניינית. הסר עודף מילים, מחשבות או רעיונות שעשויים לבלבל את העובדים או ביצה את הדוא"ל שלך. לדוגמה, אם ברצונכם להתייחס להפרות קוד לעובדי עובדים בדוא"ל למורים, כתבו: "אנא בדקו את הדרישות של קוד הלבוש במדריך למשתמש, ללא מכנסיים קצרים, גופיות או מכפלות במהלך שעות הלימודים". כתובת הדוא"ל "כל העובדים", ולכן אף אחד לא נבחר.
