גיליון עטיפה בעת שליחת מסמך באמצעות פקס או פקסימיליה חשוב לא פחות מהמסמך עצמו. גיליון הכיסוי מספק מידע חיוני על מי הפקס הוא, כמה דפים צריך להיות ומה המסמך מתייחס או מה זה לשמש.
מלא את כל המידע בחלק העליון של גיליון הכריכה, כאשר התבנית פתוחה או על גבי טופס נייר. אם יש לך את שם האדם שאליו אתה שולח פקס, השתמש בו. אחרת, השתמש במחלקה או בשם העסק. הקפד לכלול את מספר הפקס שאתה שולח אליו ואת מספר הטלפון של האדם, המחלקה או העסק. זה עוזר לאדם או פקיד שמקבל את הפקס לקבל את המידע לאדם או למקום הנכון.
$config[code] not foundספור את כל הדפים, כולל עמוד השער, והכנס את המספר לחלל עבור מספר הדפים. זה עוזר למקלט לוודא שהם לא לאבד את כל הדפים בתמסורת.
שים את כל המידע המזהה שלך על הטופס. כאשר עובדים עם סוג זה של תקשורת, חשוב כי המקלט אין שום בעיה מזהה אותך ואת התיעוד שאתה שולח, כמו גם כיצד המידע צריך לשמש.
כלול את נושא הפקס. אם מדובר בכל סוג של חשבון, כלול את מספר החשבון בשורת הנושא. אם זה לגבי פרויקט או תוכנית, לשים את זה בשורת הנושא. באזור הערות, לכלול כל מידע לגבי דיונים על המסמכים.
מניחים את גיליון הכיסוי על גבי כל שאר הדפים הנמצאים בפקס, כך שהוא מגיע תחילה. פעולה זו תאפשר למקבל לדעת אם הוא קיבל את כל המסמכים כאשר הפקס מגיע. לאחר מכן, שלח את הפקס כרגיל.
אזהרה
בדוק שוב את מספר הפקס לפני שתלחץ על מנת לוודא שהמידע שלך לא יגיע למישהו אחר.
