כיצד לכתוב הודעה ארגונית

בכל ארגון, מנהיגות מדי פעם צריכה לעשות הכרזות כלל-חברה ממספר סיבות. אלה יכולים להיות כל דבר, החל בחדשות טובות על הישגים של עובדים ושל חברות ועד עדכונים פחות רצויים הקשורים לשינויים במדיניות, קיצוצים ואפילו פיטורים. כאשר חדשות צריך להיות משותף, הודעות ארגוניות צריך לקחת את הטון הנכון ולשתף את כל המידע הדרוש בכמה פסקאות תמציתיות.

$config[code] not found

עיצוב ההודעה

רוב ההודעות הארגוניות מתבצעות בפורמט תזכיר. החלק העליון של הדף צריך לכלול כותרת הכוללת שורה "אל" (כלומר, כל העובדים, מחלקה ספציפית וכו '); שורה "מ"; התאריך; ואת שורת הנושא. שורות אלה צריך ליישר עם השוליים שמאלה.

ההודעה צריכה לעקוב אחר פורמט ההצהרה, הדיון והסיכום. להתחיל עם הצהרה על הנושא של ההודעה, או למה אתה כותב. עקוב אחר הסבר ופירוט נוספים, וסיים עם סיכום שחוזר על ההודעה ועל השלבים הבאים. הטון צריך להיות מקצועי וישיר כדי להבטיח כי העובדים מבינים את החדשות להיות משותף.

להיות ברור, תמציתית וספציפית

ההיבט החשוב ביותר בהודעה ארגונית הוא שהיא משרתת מטרה ישירה. במילים אחרות, הקהל צריך לדעת בדיוק מה ההודעה מתייחסת ומדוע זה חשוב. להיות ספציפי בשורת הנושא של ההודעה; לדוגמה, "ברוכים הבאים לג'ון סמית", במקום "New Welcome Welcome" או "יום הזיכרון לחגיגות יום הזיכרון" במקום "שמירת חג".

בגוף ההודעה, להתחיל עם הסבר קצר למה אתה עושה את ההודעה, ולאחר מכן לשתף את הפרטים. לדוגמה, אם אתה שולח הודעה על קיצוץ עלויות, אתה יכול להתחיל עם הפסקה קצרה לציין את הסיבות החגורה הידוק וכיצד הגעת למסקנות אלה. הסעיפים הבאים יפרטו את צעדי קיצוץ המחירים שישפיעו על העובדים, למשל, קיצוץ בנסיעות לא-חיוניות או ארוחות צהריים חינם בימי שישי. בסוף הדף, הקפד להפנות עובדים למקום שבו הם יכולים לשאול שאלות או לקבל מידע נוסף על ההודעה.

וידאו של היום

הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתיל

רק העובדות

הודעות ארגוניות הן בדיוק כך: הכרזות. לכן, הם צריכים להישאר אובייקטיביים, ללא ספקולציות או חוות דעת. היצמד לעובדות ולמידע הרלוונטי למה שנאמר. דרך טובה לעשות זאת היא להשתמש משולש הפוך או גישה עיתונאית בסגנון כדי להפוך את ההודעה. פתח עם המידע החשוב ביותר בפסקה הראשונה, פונה אל מי, מה, איפה, מתי ומדוע ההודעה. לדוגמה, אם אתה מברך על עובד חדש, להודיע ​​על שמו של העובד, המחלקה שלו, שם הוא יעבוד, ולהזמין עובדים לקבל אותו. אם אתה נתקל ארוחת צהריים מוזמן או אירוע אחר, כולל מידע על האירוע הזה בפסקה הראשונה. בסעיפים הבאים, מציעים מידע נוסף על העובד החדש, כולל השכלה וניסיון. סיים עם חזרה על קבלת הפנים, ועובדים ישירים למקום שבו הם יכולים לגלות מידע נוסף אם יש להם שאלות נוספות או חייבים לאשר להזמנה.