חזרה בשנת 1917, הראשון הבנקאים Box ® הפך המשרד recordkeeping על הראש. כפי שהשם מרמז שזה תוכנן עבור בנקאים לנהל רשומות הבנק. עד מהרה, עם זאת, הוא אומץ על ידי עסקים מכל הסוגים כדי לארגן רשומות בארכיון.
$config[code] not foundקדימה קדימה 95 שנים. העולם השתנה, אבל כמה דברים לא השתנו. דבר אחד לא השתנה הוא הצורך לנהל מסמכים ורשומות בעסק שלך.
למעשה, ניהול רשומות הפך דאגה גדולה עוד יותר בעולם המודרני שלנו. לדוגמה, ליטיגציה היא עובדת חיים בעסקים היום. ליטיגציה חששות העלו את האין כשמדובר שימור שיא - שיש מדיניות מוצקה לשמירה והרס רשומות ויכולת לשחזר אותם במדויק אם נדרש, חשוב. וזו רק דוגמא אחת.
עם זאת, עסקים רבים מדי או אין להם פתרון טוב לניהול מסמכים וכתוצאה מכך חוויית חוסר ניסיון עקב רשומות מאורגנות בצורה גרועה - או שהם מיקור חוץ בגלל תפיסה לקויה זה כאב ראש גדול להתמודד עם רשומות בתוך הבית.
וזה מצער. למה? בגלל ניהול רשומות באמצעות פתרון בתוך הבית הוא בר ביצוע ויש לו יתרונות - זה לא קשה, זה יכול לחסוך כסף, זה נוח, זה בטוח יותר, והוא מקבל מאורגן.
ניהול רשומות בתוך הבית הוא גם בתוך היכולת של עסקים קטנים ובינוניים.
Fellowes, חברה שהוכרה על מחויבותה לחדשנות במקום העבודה, סקרה לאחרונה מקבלי החלטות בעסקים קטנים ובינוניים עם 1,000-1,000 עובדים. סקר זה מציג את היתרונות של ניהול רשומות בתוך הבית, כדלקמן:
1) תחסוך כסף - 52% מאלה המשתמשים במערכת ניהול מסמכים בתוך הבית אומר שזה הציל אותם כסף / לקצץ בהוצאות. לא רק זה, 16% מאלה אומרים במערכת ניהול מסמכים בתוך הבית יש "השפעה חיובית מאוד" על הוצאות התפעול.
למעשה, העלות היא מנהל התקן מפתח עבור פתרון בתוך הבית. כמעט 65% מהמעברים לפתרון ניהול מסמכים פנימי אומרים שהעלויות של אחסון מסמכים מחוץ לאתר, רטוש, מחייב ולמינציה היו גורם בהחלטתם.
כדי לקבל תמונה מהירה של החיסכון הפוטנציאלי של החברה שלך, נסה את Fellowes חיסכון Analyzer ב חיסכון.
2) לא עוד עלויות בלתי צפויות ונסתרות - אחת הבעיות שעומדות בפני עסקים באמצעות אחסון מחוץ לאתר ואחזור מסמכים הם דמי לא צפוי מאשר יכול לעלות את העלות הכוללת של ניהול רשומות מחוץ לאתר. על גבי דמי אחסון ואחזור בסיסיים, ישנם חיובים נוספים עבור היטלי דלק, תיבות בגודל מוזר, איגום מחדש, שליפה מהירה, מסירה מהירה, אספקה של צד שלישי, מינימום לאחסון, דמי טיפול, דמי תוכנית, הרס ארכיוני / רטוש, חיוב מפורט, וצילום מסמכים. פתרון פנימי יכול למזער או לבטל את כל העלויות הללו. תרשים זה מציג את ההשפעה השלילית של עמלות כה רבות:
לחץ כדי לראות תמונה גדולה יותר של התרשים
3) זמני אחזור הם מהירים יותר - הזמן הוא כסף בעסקים. רק 14% אמרו כי הספק מחוץ לאתר שלהם ניהול מסמכים אחזר מסמכים באותו יום כפי שנדרש. כמעט שליש אומרים שזה לוקח שלושה ימים או יותר כדי לאחזר רשומות - לפעמים יותר משבוע! עם פתרון בתוך הבית, המהירות היא בשליטה שלך.
4) יעילות ושיפור נוחות - על פי הסקר, 74% אומרים כי הולך מחוץ לאתר ניהול מסמכים לא היתה השפעה או השפעה שלילית על יעילות.
Fellowes יצר את החיסכון Analyzer לחשב את פוטנציאל החיסכון שלך. זה לוקח קצת כמו 60 שניות כדי להפעיל את המחשבון - לנסות ולראות.
7 תגובות ▼
