תפקידו של מנהל מסמכים

מנהל מסמכים הוא חבר בצוות ה- IT שמטרתו לארגן, לעדכן ולשפר את זרימת העבודה הכוללת של תיעוד בתוך חברה. תאגידים הם המעסיקים הגדולים ביותר של מנהלי מסמכים, אם כי תעשיות מסוימות - כגון חברות נדל"ן גדולות יותר, שירותים משפטיים, מימון, ביטוח בריאות וביטוח - סביר להניח שיש מנהל מסמכים על היד ללא קשר לגודל. רוב משרות מנהל המסמכים דורשות מינימום של שנה עד שלוש שנים של ניסיון קודם; עם זאת, בוגרי מכללות האחרונות עם הכשרה מיוחדת יכול לנוע ישירות לתפקיד. מיומנות עם תוכנה ספציפית, כגון מערכות לניהול מסמכים ו / או תוכניות ניהול קשרי לקוחות, הוא חיוני לתפקיד העבודה. למנהלי המסמכים יש חמש משימות עבודה עיקריות: הגברת הנגישות, ארכוב מסמכים, עדכון מידע, רישום עקיבות ואחזור מסמכים.

$config[code] not found

הגדל את הנגישות

העובדים צריכים גישה למסמכים כגון מכתבי כיסוי, חומרי שיווק, הדרכות ומידע הלקוח כדי להשלים את עבודתם. באופן מסורתי, העובדים שמרו את הקבצים האלה ישירות על הכוננים הקשיחים שלהם לצורך גישה עתידית, אך קיים סיכון טמון בכך שהקבצים יהיו מיושנים. בנוסף, העובדים יכולים לבזבז זמן יקר לסרוק את הכוננים הקשיחים שלהם עבור מסמכים שהם מעולם לא הורידו. מערכת ניהול מסמכים פותרת את כל הבעיות הללו. זה יוצר מוקד שבו כל המסמכים נשמרים. יתר על כן, אותם מסמכים ניתן לשתף עם צוות לקוחות באמצעות אתר אינטרנט. רוב מערכות ניהול מסמכים יכול פלט לאתר בקלות; היתרון הוא שזה נגיש לכל מי שיש לו חיבור לאינטרנט ואינו דורש תוכנה או התקנות נוספות כדי להציג (הוא עשוי לדרוש שם משתמש וסיסמה, אבל זה יכול להיות מוגדר).

מסמכים בארכיון

ה- IRS דורש ממוסדות פיננסיים לשמור תיעוד הקשור ללקוח במשך חמש שנים לאחר סגירת החשבון. משרד המשפטים דורש מסגרת זמן ארוכה עוד יותר עבור משרדי עורכי דין, כלומר כל הקבצים האלה צריכים ללכת למקום כלשהו. מנהלי מסמכים בדרך כלל בארכיון מסמכים כרונולוגית, אם כי כמה מעדיפים בסדר אלפביתי בהתאם לכמות של מידע לאחסן. אם זהו משרד ללא נייר, המסמכים צריכים לגבות (בשני מיקומים נפרדים), ולאחר מכן טיהרו מהשרת.

וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתיל
מעדכן מסמכים

בהתאם לגודל הארגון, כישורי הכתיבה עשויים להיות מרכיב מפתח לתפקידו של מנהל מסמכים. כריכה, מכתבים ומדריכים דורשים עדכונים מתמידים כדי להישאר רלוונטיים. יתר על כן, הצהרות הפרטיות, חוזים ריקים ומסמכים טכניים לקבל tweaks קטין בערך פעם בשנה. בין אם מנהל המסמך מבצע שינויים אלה באופן אישי, יהיה זה באחריותו לוודא שכולם משתמשים בגרסאות המעודכנות ביותר. הדרך הפשוטה ביותר לעשות זאת היא באמצעות מערכת ניהול מסמכים.

הקלטה עקיבות

מסמכים משתנים, והאחריות של מנהל המסמכים היא לדעת מי עשה את השינויים. עקיבות היא תכונה סטנדרטית ברוב תוכנות ניהול מסמכים. עם זאת, מנהל מסמכים יכול לעקוב אחר עקיבות ללא התוכנה על ידי ביצוע כל מסמך לקריאה בלבד, ולאחר מכן רישום השינויים הנדרשים כאשר הם מתקבלים.

אחזור מסמכים

יהיו זמנים שבהם מנהל מסמכים צריך למצוא פריטים שכבר אוחסנו בארכיון. לעתים קרובות, זה בגלל ביקורת, תביעות, אסונות טבע - כל אלה דורשים קפדני רשומות של אירועי העבר. מסיבה זו, מנהלי מסמכים צריכים חומרים ארכיון כמו לוגית ומדויקת ככל האפשר. בדרך זו, כל מנהל מסמכים יכול לגשת אלה רשומות צורך, ללא קשר מי במקור לאחסן אותם. כאשר מדובר בהכנה לאסונות טבע, לאחסן גיבוי של שרת המשרד איפשהו מחוץ למשרד. אם אפשר, לאחסן אותו באזור אחר כגון משרד הלוויין.