טיפים ארגון עבור עוזרי ההנהלה

להישאר מאורגן הוא היסוד בהבטחת המשרד פועל בצורה חלקה. כעוזר בכיר, אתה מתבקש לעתים קרובות לשמור על המשרד יעיל ואם אתה לא מוכן, דברים יכולים לקבל קדחתני. אתה מתבקש לבצע משימות על בסיס יומי, שבועי וחודשי. ללא ארגון, קל להתבלבל ולשכוח מועדים חשובים.

לעשות שטח

לייעד חלק של שולחן העבודה שלך כ"מטלה "במקום במקום הערות דביקות ונייר בכל מקום. מקום פריטים בתיבה או תיקיה על השולחן שלך לבדוק את זה מעת לעת לאורך כל היום. כאשר המשימות הושלמו, להסיר את הפריטים מהשולחן כדי "תיקיה לעשות" או לתיבה להגשת. בתחילת כל יום, לעשות רשימה מלאה של משימות ליום ולשים אותו בתיקייה "לעשות". גרד את המשימות לאחר השלמתן. הוסף משימות כפי שהם באים אליך בסוף היום לוודא הכל הושלמה.

$config[code] not found

קבע את הימים

קבע ימים עבור משימות שבועיות. "אתה יכול לארגן את השבוע שלך כדי שתדע, במידה מסוימת בכל מקרה, מה אתה עושה", אומרת ויקטוריה מורן של OfficePRO מגזין. לדוגמה, בחר יום רביעי כמו יום לגזור ולשמור מסמכים שצריך רטוש בתיבה עד שזה הזמן. או, במזומן קטנוני במזומן בימי שישי. זה יכול גם לעבוד עם פעילויות יומיות. מורן מציע להחזיר קול ודוא"ל בזמנים מסוימים ביום. (REF1) ככה אתה לא צריך להפסיק את מה שאתה עושה לעתים קרובות במהלך היום.

וידאו של היום

הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתיל

קידוד צבעים

באמצעות קידוד צבע יכול לעזור לך לארגן את מה שצריך לעשות ומתי. "תמיד לחשוב על מה אתה מבצע משימות וכמה פעמים אתה מבצע אותם," אומרת יהודית אלן של סודות מנהל. (REF2) קוד שבועי tasking צבע אחד כמו אדום; לתת משימות היומיום כחול, משימות חודשיות צהוב וכן הלאה. משימות מקום בתיקיות קוד ואז לקחת את לוח השנה שלך לסמן מה צריך להיעשות עם ריבוע צבעוני מאחורי זה. בלוחות אלקטרוניים, הקלד את המילים בצבעים של משימות אם אינך יכול ליצור תיבה.

שתף את האחריות

שיתוף האחריות הוא חלק חיוני להישאר מאורגן. זה אולי נראה קשה כי אתה האדם כי רוב המשימות הם האצילה, אבל זה יכול להיעשות. לפעמים, את הזמן של המשימה שלך תלוי בפעולות של המפקחים שלך ועמיתים לעבודה. אם אתה אחראי על איזון הספר, לתת את עמיתים לעבודה מועד אחרון כדי להפוך את stubs. כמו כן יש להם לצאת כל המחאה שהם לוקחים מתוך הספר. אם הבוס הולך לטיול, יש לו לרשום או לתת רשימה של מה צריך לעשות. לאחר מכן תן לו עותק של הרשימה כדי לוודא ששניכם נמצאים באותו דף. כמו כן, לתת לעובדים תיקיות מיוחדות כדי להפוך את כל קבלות במזומן קטנוני לתוך תיקייה אחת. ככה אתה לא צריך ללכת לצוד מישהו כאשר הגיע הזמן ליישב את המגירה.