צוות הנהלת המשרד מספק סיוע לעובדי המשרד. הם שומרים על רשומות ומערכות תיוק והם לעתים קרובות אחראי על הזנת נתונים.הם עשויים לשמור על מסד נתונים של לקוחות או מלאי וליצור התכתבות על דיוור, והם קוראים להעביר דואר למחלקה הנכונה. המטרה הכוללת של כל מנהל המשרד היא להפוך את העבודה של המפקח שלהם לקלה יותר.
ניהול מסדי נתונים
סגל מנהל המשרד לא צפוי בדרך כלל לבנות מסד נתונים, אך יידרש להזין פרטים ולהיות מסוגל לקרוא רשומות אשר למלא קריטריונים מסוימים בהודעה רגעים. הם גם חייבים להפיק דוחות על בסיס מידע על מסד הנתונים. דוחות אלה מועברים בדרך כלל לצוות הבכיר או מוצגים בכנס.
הכנת התכתבות
התכתבות עשויה להיות מכתב בודד או עלון המיועד לכל הלקוחות. צוות הנהלת המשרד חייב להכין תזכירים והודעות ולשלוח אותם לכל הצוות. צוות הנהלת משרד צפויים להתמודד עם שאלות דואר אלקטרוני או לענות להעביר את הדואר האלקטרוני על המחלקה המתאימה.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילניהול לוח זמנים
הזמנת פגישות, ועידות תכנוניות ויידוע צוות לוחות זמנים, התכוונו באופן מסורתי לרשום את כל הפגישות ביומן מרכזי ולשלוח עדכונים שבועיים או יומיים לצוות. עכשיו, רוב תזמון הושלמה אלקטרונית עם תוכניות ניהול נתונים כגון Outlook, iCal או יודורה. זה מאפשר לחבר הנהלת המשרד כדי לעדכן ולפרסם כמה לוחות שנה אלקטרונית. זה מאפשר לחברי צוות אחרים לבדוק את לוחות השנה בו זמנית, ביצוע התאמות לפי הצורך.
מענה לטלפונים
צוות המינהל לענות לטלפונים או להתמודד עם לקוחות או להעביר אותם למחלקה מתאים יותר לענות על השאילתות שלהם. זה גם החובה של צוות המינהל המשרד להקליט מסרים מפורטים יחד עם כל פרטי הקשר של המתקשר.
