תפקידם של עוזרי המינהל הוא לתמוך בצוות המקצועי כדי שיוכלו לבצע את תפקידם ביעילות. בין אם בממשלה, עסקים או ארגונים ללא כוונת רווח, מנהלי לשמור על המשרד מזמזם על ידי טיפול יסודות כגון ניירת רשומות המחשב. הם בדרך כלל גם לבצע כמה משימות ניהוליות, אבל המשימות הספציפיות תלויים ברמת העבודה וסוג המשרד.
$config[code] not foundאחריות יום-יומית
עוזרים מנהליים לבצע חובות כגון סידור פגישות, תזמון פגישות, שמירה על לוח השנה במשרד, מענה לטלפונים ועריכת התכתבות. הם שומרים על קבצי Office ומסדי נתונים וליצור גיליונות אלקטרוניים ומצגות. לעתים קרובות האחריות שלהם כוללת גם רכישת ציוד וניהול חדר האספקה.
שירות הלקוחות שלהם כוללים חובות קבלת המבקרים במשרד ורואה שהם מקבלים את העזרה שהם צריכים.
חובות נוספות
העבודה האחרת של עוזרי המינהל תלויה לעתים קרובות בתעשייה מסוימת. במשרדים משפטיים, מנהלי לעזור להכין מסמכים משפטיים, בעוד במשרדים רפואיים הם מחייבים חברות הביטוח. במשרדי בתי הספר, שמירה על רשומות התלמידים והתקשורת עם ההורים הם בין תפקידיהם.
הרמה ותואר התפקיד קובעים כמה אחריות נופלת לעוזר מינהלי. מנהלים ברמת הכניסה מתמקדים בפונקציות פקידותיות ובמשימות מחשב בסיסיות, אך מנהלים בכירים בעלי מיומנויות מחשב מתקדמות נוטלים על עצמם תפקידים מינהליים, כולל פיקוח על צוות פקידים והכשרת עובדים חדשים. מנהלים מנהליים למנהלים יכולים גם לעשות מחקר, לכתוב דוחות, לקחת דקות בפגישות, לפקח על מנהלים אחרים ולעשות סידורי נסיעות.
ידע וכישורים
יכולת ארגונית חיונית כי התפקיד הראשי של מנהל היא לשמור על רשומות המשרד לעקוב אחר פגישות ופגישות. מנהלים חייבים גם להיות מסוגלים לתקשר היטב באנגלית בעל פה ובכתיבה ולבצע מחקר באינטרנט. העבודה דורשת מיומנות בציוד משרדי, כולל מחשבים, מכונות צילום, מערכות טלפון, פקסים וציוד וידאו.
בהתאם המיקום והתעשייה, מנהלי צריך מיומנות עם תוכניות מחשב שונות, כגון דוא"ל, חשבונאות, מסד נתונים, גיליון אלקטרוני ותוכנות עיבוד תמלילים.
זכאות לעבודה
עוזרי מנהלי צריך מינימום של תעודה בתיכון הכולל שיעורים במשרדי המשרד ותוכנות מחשב. הכשרה נוספת באנגלית וכישורים המחשב הוא מועיל, ומנהלים רבים לקחו כמה שיעורי בית הספר הטכני או מכללה או יש תואר שותף. מעסיקים גם בדרך כלל הרכבת עובדים חדשים בהליכי המשרד שלהם ואת אוצר המילים של העסק בפרט - למשל, אוצר המילים המשפטי.
מנהלים יכולים להשיג הסמכה מרצון מן האיגוד הבינלאומי של אנשי מקצוע מינהליים. הסמכה דורשת בין שנתיים לארבע שנים של ניסיון, בהתאם החינוך של מנהל, וכן המועמדים חייבים גם לעבור את הבחינה.
