Microsoft Teams הוא כלי תקשורת בתוך Office 365 המעניק לעסקים קטנים דרך פשוטה לתקשר ולשתף פעולה עם העובדים. עבור אלה שלא השתמשו ב- Microsoft Teams, הוא יכול לעזור לקבל כמה עצות ותובנות יקרות ממומחים כדי להפיק את המרב ממנה.
צוות מיקרוסופט טיפים
סימונה Millham הוא מאמן מוסמך של מיקרוסופט מאמן עבור פלטפורמת ה- IT למידה CBT Nuggets. היא חלקה כמה עצות יקרות על מנת להפיק את המרב מ- Microsoft Teams לעסקים קטנים בראיון לדוא"ל עם Small Business Trends.
$config[code] not foundמזער את הודעות הדוא"ל
אחד היתרונות הגדולים של Microsoft Teams הוא שהיא מאפשרת לעסקים לשמור על כל התקשורת שלהם מאורגנת במקום אחד, במקום להסתמך על שרשרות דוא"ל ארוכות, אשר יכול בקלות ללכת לאיבוד בתוך הדשדוש. אז אם אתה הולך לעשות את רוב Microsoft Teams, להשתמש בו במקום, לא בנוסף, דוא"ל עבור תקשורת פנימית.
מילחם אומר, "אם מישהו שולח אימייל לצוות לשאול שאלה טריוויאלית יחסית, וכולם מגיבים, זה מייצר המון אימיילים. השיחות הן בלב ליבה של צוותים, מה שמקל על הצגת הנושאים במבט חטוף, ומגיבים במהירות כאשר רלוונטי ".
שתף שיחות עם חברי צוות חדשים
Microsoft Teams יכולה גם להפוך את העובדים החדשים לאחים יותר. כאשר אתה עושה לשכור חדש, או להוסיף חבר צוות קיים לפרויקט חדש, אתה יכול לשתף שיחות מחוט או פרוייקט זה איתם כדי שיוכלו להתעדכן בקלות, במקום להעביר אותם הודעות דוא"ל רבות או למסור להם מסמכים מסורבל.
מקל עם כמה קבוצות
Microsoft Teams מאפשר לך לייעד קבוצות שונות בתוך הארגון שלך, כך שתוכל לנהל שיחות עם חברי הצוות הרלוונטיים. אבל לא ללכת על יצירת קבוצות עבור כל שילוב אפשרי של עובדים מיד. שקול מי עובד יחד על פרויקטים בתדירות הגבוהה ביותר וליצור רק את הקבוצות כי הגיוני כדי לא להציף את כולם עם טונות של אפשרויות. תוכל תמיד להוסיף עוד מאוחר יותר.
יש מטרה לכל קבוצה
אם אתה נאבק כדי לקבוע אילו קבוצות להתחיל עם, לשקול מה שאתה רוצה להשיג עבור כל קבוצה. לדוגמה, ייתכן שתרצה קבוצה רק לניהול ברמה העליונה, שבה היית פונה בעת קבלת החלטות אסטרטגיות גדולות. אבל אתה יכול גם רוצה קבוצות רק למטרות ספציפיות כמו IT תמיכה שיווק מדיה חברתית.
הוסף קבוצות כמו שאתה הולך
משם, אתה תמיד יכול להוסיף קבוצות כמו פרויקטים ספציפיים קוראים להם. תגיד שיש לך פרוייקט לקוח מיוחד, כי אנשים מעורבים מחלקות שונות אשר בדרך כלל לא לעבוד יחד. צור קבוצה שהיא רק עבור אותו מופע, כך שעובדים אלה אינם צריכים לתקשר בחוט כללי יותר.
הגדרת ועידה קולית
Microsoft Teams מציע גם תכונה של ועידה קולית, כך שתוכל לארח פגישות קוליות בתוך קבוצות ספציפיות או רק עם חבר צוות אחד או שניים. זה יכול להיות תכונה שימושית במיוחד במיוחד אם יש לך כמה חברי צוות שעובדים מרחוק. אתה יכול גם להשתמש בו כדי לתקשר עם לקוחות חיצוניים באמצעות תכונה חדשה אורח גישה.
יצירת אסטרטגיית תקשורת
כמובן, Microsoft Teams אינו המוצר היחיד של Microsoft המציע תכונות תקשורת כגון שיחות צ'אט ושיחות אודיו. אבל Millham מזהיר לא לקבל תפסו גם בשימוש בכל אפשרות אחת זמינה. במקום זאת, צור תוכנית ספציפית המתארת באילו מצבים תשתמש ב- Microsoft Teams לתקשורת לעומת פלטפורמות אחרות.
Millham מסביר, "אני חושב אחד האתגרים הגדולים ביותר הוא לסייע למשתמשים עסקיים להבין WHICH Microsoft Office 365 כלי להשתמש כאשר. יש חפיפה בין הפונקציונליות של צוותים, Yammer ו- Skype for Business וזה באמת מבלבל עבור המשתמשים, והם צפויים רק ברירת המחדל בחזרה לדוא"ל ללא הדרכה כלשהי. אז ההמלצה שלי היא שהעסק לוקח קצת זמן לחשוב איזה כלים יתאימו לחלקים שונים של הארגון שלהם הכי טוב - ולהפעיל כמה טייסים עם קבוצות שונות של משתמשים - ולאחר מכן לספק הדרכה ומודעות למשתמשים הקצה. "
מבחן אסטרטגיות תקשורת
כפי שהוזכר Millham, זה יכול להיות מועיל באמת לבדוק את אסטרטגיות תקשורת שונות בתוך הארגון שלך כדי לראות מה עובד הכי טוב עבור הצוות הספציפי שלך. לדוגמה, אתה עשוי למצוא את זה הגיוני להשתמש סקייפ עבור שיחות הלקוח אם רוב הלקוחות שלך כבר יש סקייפ מזהים ואינם רוצים להירשם לגישה לאורחים עם Microsoft Teams. אבל אתה יכול לבחור לשמור את כל השיחות הפנימיות בתוך צוותים למען הפשטות. פשוט להישאר פתוח קלט העובד, כך שתוכל לייעל את התוכנית שלך לצרכים שלהם.
הישאר מעודכן עם תכונות חדשות
Microsoft Teams משתנה כל הזמן ומוסיף פונקציונליות חדשה שעשויה להועיל לצוות שלך או לשנות את האופן שבו אתה משתמש בפלטפורמה. לדוגמה, מיקרוסופט נמצאת כעת בתהליך של שילוב של סקייפ עבור פונקציונליות לתוך צוותים. Millham ממליץ לעיין בתיעוד של Microsoft Teams ובהנחיות מעשיות למידע נוסף ועדכונים על שינויים או תכונות חדשות.
רכבת העובדים שלך
חשוב גם לוודא שהעובדים שלך מבינים כיצד להפיק את המרב מ- Microsoft Teams. ויש הרבה משאבים זמינים למטרה זו. CBT Nuggets מספקת אפשרות אחת לאימוני Microsoft Teams.
Millham אומר, "עבור בעלי עסקים קטנים, הוא כולל סקירה של משאבים שיש להביא בחשבון בעת פריסת צוותים ועידוד אימוץ משתמשים. עבור העובדים, זה מכסה כיצד להשתמש בערוצים, שיחות, פגישות, שיתוף קבצים, wikis ועוד. "
תמונה: Microsoft
1
