עם כל שיטות התקשורת הזמינות, אתה עשוי לחשוב העובדים שלך לא ידרוש הכשרה על הודעות interoffice. האמת היא שמגוון האפשרויות מקשה על בחירת הדרך הנכונה. קביעת כמה כללים ושיטות מומלצות מבטיחה כי העובדים לעשות את הבחירות הנכונות כאשר משרדים מרובים עוסקים שיח. כאשר יש לך פרוטוקולים ברורים, מתרחשים פחות קונפליקטים ואי הבנות.
$config[code] not foundיצירת מדיניות ונהלים
ניסוח, כתיבה, שינוי ופרסום מדיניות ונהלים מסדיר את יחסי הגומלין הבסיסיים המתרחשים בחברה שלך. אם אתה לא לוקח את הזמן כדי לשקול מצבים אלה, אבטחה הפרות חששות ופרטיות יכול לשבש את הפעולות שלך. אתה צריך לקבוע סטנדרטים על איך לאסוף, לעבד, להעביר ולהשתמש במידע בין משרדים, באמצעות דואר אלקטרוני, מעטפות מיוחדות עבור הדואר הדואר ועוד שיטות מזורזות אחרות. הקפד להגן על נתוני כוח אדם ולקוחות וודא שאתה עומד בדרישות החוק. לדוגמה, הרכבת עובדים לאתר הודעות דוא"ל חשודות שמייצגות התחזות או פעילות אינטרנט מזויפת אחרת.
פיתוח תבניות
הדרכה עובדים על תקשורת interoffice צריך לכלול כיצד להשתמש בתבניות עבור דוא"ל, עלונים, מצגות ומידע משרדי אחרים. על ידי יצירת פורמט סטנדרטי, אתה אוכף את השימוש של הלוגו של החברה, גופנים וצבעים. פרסום אלה באתר אינטראנט של החברה הופך אותם נגישים לכל העובדים. הדרכה כרוכה בתיאור מטרת התבנית, כיצד להתאים אותה ולהשתמש בה.
ביצוע תרגילי תפקידים
תקשורת interoffice לא יעילה מתרחשת כאשר אנשים אינם מבטאים את עצמם בבירור, להקשיב היטב לכבד אחד את השני לחלוטין. על ידי ביצוע תרגילי בניית צוותים, אתה מספק הזדמנויות לצוות שלך לתרגל תקשורת בסביבה לא מאיימת בפועל. לדוגמה, לחלק קבוצה של עובדים ממקומות שונים לזוגות. שאל את המשתתפים לחשוב על שיחה קשה, כגון סיום עובד. אדם אחד משחק את תפקיד המנהל, והאדם האחר ממלא את תפקיד העובד. לאחר חמש דקות של מסירת ההודעה, בקש מהמשתתפים לדון בשיחה, במה עבדו או לא עזרו לתהליך. אנחנו לא יכולים למנוע מחלוקות או משא ומתן במקום העבודה. עם זאת, על ידי לימוד איך לפענח דפוסי שאינם תורמים לפתרון, אנחנו יכולים לשוחח ללא הגנה, להקשיב למשמעות האמיתית של מה שנאמר, להישאר רגוע למרות האשמות וכעס, ולהתמקד בפתרון בעיות פרודוקטיביות.
גמול והכרה טוב Communicators
ברגע שאתה יוצר דפוסים של תקשורת יעילה, להנציח את המגמה על ידי מתגמל להכיר את אותם אנשים מפזרים סכסוך ולשתף פעולה. לדוגמה, אתה יכול לתגמל שחקנים צוותים המשתמשים מדיה חברתית באחריות כדי לקדם את מוצרי החברה על ידי הפצת אסימונים קטנים של הערכה שלך, כגון כרטיסי מתנה, כרטיסי קולנוע או קופונים. אתה יכול גם להודות בפומבי על העובדים שלהם על היכולת לשמור על אנשים הודיע על פגישות החברה, אירועים וטקסים. לדוגמה, ספק תעודת הישג עבור הניוזלטר הטוב ביותר המופץ בחברה שלך.
