עוזרים מנהליים - או עוזרים, כפי שהם נקראים גם - מספקים את התמיכה הלשכהית והלוגיסטית שמשרד זקוק לה כדי לתפקד. האחריות הבסיסית תלויה בתיאור התפקיד, אך באופן כללי, המעסיקים מעדיפים מועמדים בעלי ידע ממוחשב בעלי כישורי תקשורת מעולים, חוש ארגוני חזק ויכולות ריבוי משימות מתקדמות. מנהלים אינם תמיד זמינים לפקח על כל חלק של הפרויקט, ולכן היכולת לעבוד באופן עצמאי הוא גם חשוב.
$config[code] not foundדרישות בסיסיות
דרישות ראשוניות תלויים בתפקיד. עמדות ברמת הכניסה הן בדרך כלל פתוח בוגרי תיכון עם בסיסי משרד, מחשב ואנגלית דקדוק מיומנויות. שיעורים בנושאים אלה זמינים במכללות הקהילה המקומית ובתי ספר טכניים. מוסדות אלה גם למשוך רפואי מזכירות המבקשים המבקשים ללמוד ז 'רגון ספציפי לתעשייה, מציין הלשכה לסטטיסטיקה העבודה. רבים סוכנויות מיקום זמני מציעים הכשרה דומה; עם זאת, המעסיקים מעדיפים בדרך כלל תואר ראשון למשרות מזכירות המבצעת.
תיאום ותזמון
מעונים לטלפונים ועדכון לוחות שנה של אירועים, עוזרים אדמיניסטרטיביים מעורבים באופן אינטנסיבי בכל פעילות ארגונית משמעותית של משרד. ניתוב דואר נכנס ופקסים לאדם המתאים הוא חלק מהתפקיד, כמו הזמנת פגישות ופגישות צוות. עוזרי ארגונים גדולים יותר, כמו מכללות או גופים ציבוריים, משמשים לעתים קרובות קשרים בין הבוסים שלהם לבין המחלקות השונות של הארגונים.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילהתכתבות ותקשורת
עריכה והלחנה של תזכירים, דו"חות ומסמכים משרדיים אחרים היא משימת מפתח נוספת שמנהלים מקצים לעוזרים מנהליים. משרות ברמה גבוהה יותר לבוא עם אחריות מורכבת יותר. לדוגמה, עוזרי מנהלים יכולים לערוך מחקר ולהכין מצגות וגיליונות אלקטרוניים, ועוזרי מחוז בית הספר עשויים להיות צפויים להלחין, לערוך ולייצר חומרים לפרסומים מחלקתיים, מחלקתיים ובית ספר - בתוספת עלונים, קודים, עלונים ותוכניות ביצוע.
קשרי לקוחות
שיקול דעת ו שיפוט טוב הם תכונות חיוניות לעוזרים מנהליים, המשמשים כמען הציבורי של מעסיקם. תפקיד זה כרוך לעתים קרובות לענות על שאלות וסיוע ללקוחות מרוצים. לדוגמה, אחד העוזרים במשרדי חברת ניהול הנכסים היה אמור לרשום פרטים על תלונת השוכר ולסייע בפתרון הבעיה. העוזרים זקוקים לפתרון בעיות מעולה ופתרון סכסוכים כדי להתמודד עם מצבים כאלה.
שמירת רשומות וניהול נתונים
עוזרת ניהולית שומרת על הזיכרון המוסדי של הארגון באמצעות מיומנויות ניהול הרשומות וניהול הנתונים שלה. במחוז בית הספר, למשל, עוזר יכול לתאם ולתחזק קבצים אינדקסים. לעומת זאת, אגודה של בעל הבית עשויה לצפות מעוזרים לארגן ולנהל תכתובות כלליות, חשבוניות, פוביות מפתח, קבלות מזעריות קטנות וצווי עבודה - כמו גם מסמכים פנימיים של הארגון. בארגונים גדולים יותר, עוזרים יכולים לנהל חדרי מסחר או ספריות ארגוניות.
