איך לעשות פגישות יותר פרודוקטיבי

אם אתה אחד ממיליוני העובדים אשר מוציאים בממוצע 21 אחוז מהזמן שלהם בפגישות, אתה יודע שהם זמן רב ולעיתים קרובות לשבש את הרשימה היומית שלך לעשות.ייתכן שלא תוכל לבטל את כולם (אם כי כמה חברות מכוונות לימי חינם), אבל אתה יכול לעשות אותם פרודוקטיביים יותר. הנה איך להוביל מפגש שלא ישים את עמיתים לעבודה לישון או לבזבז את הזמן של מישהו.

$config[code] not found

הגדר סדר יום

נשמע קל, נכון? אבל אם אין לך אג'נדה רשימה פריטים ספציפיים, יש סיכוי טוב המפגש יסיט את הנושא ואת השיחות יהיה ציר לכל דבר מן ציוני המשחק לתלונות קטנות. קח שליטה על ידי שליחת סדר היום למשתתפים מראש. שאל את כולם לבוא מוכן מוכן לטפל בפריטים הכלולים, וגם להציע את ההזדמנות עבור המשתתפים להוסיף פריט סדר היום האחרון אם הם מרגישים שזה חיוני ביותר לדיון.

שאל את כולם לתרום

בנוסף להגדרת סדר יום ולבקש את כולם להיות מוכנים, לקחת צעד נוסף ולמעשה להקצות כל מפגש חובות ספציפיות. זה יכול להיות פשוט כמו כל אחד לבלות דקה אחת בתחילת הצגת מפתח מדגיש של העבודה שלהם / צוות בשבוע האחרון או חודש. עבור מפגשים העוסקים בפרויקטים מתמשכים, כולם עשויים להיות מוכנים לבוא לדון בממצאים או להציע תיקונים. לדוגמה, פעם עבדתי עבור חברה שבה העובדים עשה בלגן של המטבח, לא כמות של תזכורות מ HR פתרו את הבעיה. צוות הניהול קרא לפגישה כדי לדון בפתרונות. נאמר לנו לבוא עם לפחות שני רעיונות. כך הצלחנו לדבר באמצעות רעיונות קונקרטיים ובחרו להמשיך בשניים העליונים. כבונוס נוסף השגנו את המשימה ב -45 דקות במקום את השעה המלאה שהוקצתה.

וידאו של היום

הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתיל

השאר את המחשבים הניידים בשולחן העבודה שלך

אלא אם כן אתה מפעיל את הפגישה והם נותנים מצגת מדהים (לא עוד PowerPoint, בבקשה), תעלה את המחשב הנייד. מומחים מפרטים כיצד לבהות במסכים שלנו מפריעים לאינטראקציה ולאמפתיה ולכן קשה יותר להגיע לקונצנזוס. בנוסף, הסחות דעת לבזבז זמן ולהפוך אותם פגישות לגרור על יותר מהנדרש. אם אתה רוצה לרשום הערות, להשתמש בעט ונייר, מחקרים מצאו אנשים לכתוב דברים בדרך המיושנת למעשה לשמור מידע נוסף, בכל מקרה.

השאר את רשימת המשתתפים קצרה

אתה לא צריך את כל הקלט של הקבוצה בשלבים המוקדמים של התכנון. למרות שאתה לא רוצה לעזוב אנשים קריטיים לתהליך, אתה לא צריך 50 אנשים, או. להחליט על בעלי עניין קריטיים עבור כל פגישה. אם זה פרויקט לטווח ארוך, בעלי העניין האלה יעברו עם הפרויקט, אבל שאלו את עצמכם את השאלות הבאות לפני שליחת הזמנה: האם האדם הוא מומחה לנושא, האם הם מקבלים החלטות תקציביות או פיננסיות, והם נדרשים בשלב זה של התהליך? זכור, רק בגלל שמישהו הוא לא חלק מהפגישה לא אומר שהם לא צריכים להיות מעודכנים. הקצה אנשים ספציפיים כדי לשתף מידע מחוץ לקבוצת הליבה, כדי להבטיח שהצוותים לא ירגישו שהם נשארים בחושך.