איך לכתוב תזכיר

מזכרים - קצרים לתזכיר - כמעט זהה למכתבים. הבדל עיקרי ביניהן הוא שמכתבים מעבירים מידע לאנשים מחוץ לארגון, בעוד שמזכרים נכתבים בדרך כלל לאנשים מבפנים. הבדל נוסף בין אותיות למזכרים הוא הפורמט. מכתב משתמש ברכות ("גבירתי היקרה") וסגירה ("בכבוד רב"); תזכיר לא. תזכיר תמיד מכיל שורת נושא. תזכירים יכולים להיות רשמיים או בלתי רשמיים, תלוי מי יקרא אותם.

$config[code] not found

תוכן התכנית

רשום את הנקודות שעליך לבצע בתזכיר ורשום את המידע הדרוש כדי לתמוך בנקודות אלה. כלול מידע רקע הדרוש כדי לתת לנושא הקשר.

סדר את המידע. אם הנושא מורכב, לא נעים או שנוי במחלוקת, ההקשר רקע כנראה צריך ללכת קודם. אחרת, להתחיל עם הרעיון המרכזי.

בדוק כדי לוודא שלא עזבת את התמיכה או מידע עיקרי.

וידאו של היום

הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתיל

לאסוף מסמכים תומכים תצטרך התייחסות כמו שאתה כותב את התזכיר.

לעצב את התזכיר

בדוק אם לחברה שלך יש פורמט מועדף למזכרים בינלאומיים. חברות מסוימות אפילו יש טפסים מודפסים מראש. השתמש בפורמט המועדף או מודפס מראש אם אחד זמין.

הגדר את השוליים, להשאיר לפחות 1 1/2-inch שטח בשני העליון והתחתון שטח 1 אינץ 'בכל צד. תוכן התזכיר צריך להיות מרוכז בדף; אם התזכיר קצר מאוד, יש להגדיל את השוליים העליונים ואת הצד.

הגדר את הסגנון של מסמך עיבוד התמלילים לחסימת פורמט: מיושר לימין, ברווח יחיד, עם מרווח בין פסקאות.

צור כותרת

הקלד את רכיבי הכותרת כדי להתחיל את התזכיר, רכיב אחד לכל שורה ברווח יחיד. כל רכיב צריך להיות ואחריו נקודתיים. לדוגמה: תאריך: אל: מאת: נושא:

מלא את פרטי הנושא באמצעות סגנון כותרת. כלומר, את המילים בנושא צריך להיות כל מהוון למעט מאמרים, מילות יחס ו צירופים עם פחות מארבע אותיות, אלא אם כן הם מתחילים או לסיים את הכותרת. הפוך את הנושא לנושא ספציפי.

מלא את השורות "תאריך", "אל" ו "מתוך", מיושר את המילה הראשונה של כל עם המילה הראשונה של שורת הנושא. תאריך צריך להיות כתוב עם חודש פירט - 4 יולי 2020, למשל. השתמש בשמות מלאים עבור השורות "To" ו- "From".

צור כותרת בדפים השני ובעקבותיה אם התזכיר פועל במשך יותר מעמוד אחד. אם התזכיר הוא למספר נמענים, השתמש בטופס מקוצר של שורת הנושא, במקום אחד וכלול את התאריך, ולאחר מכן רווח יחיד, והוסף את מספר הדף. אם לאדם אחד, ניתן להשתמש בטופס חלופי, המפרט את שמו של הקורא, את מספר העמוד ואת התאריך בשורה אחת, השם מיושר ימינה, המספר הממוקד והתאריך משמאל.

כתוב את הגוף

כתוב פסקה היכרות אם הקורא צריך את זה בהקשר. סעיף זה נותן היסטוריה, קובע את הבעיה כי יש לטפל בתזכיר ו / או מרענן את הזיכרון של הקורא על התקשורת הקודמת על הנושא.

ציין את הרעיון המרכזי של התזכיר. זה יהיה קו הפתיחה אם לא לכתוב פסקה היכרות. כאן אתה מכריז על מדיניות, פתרון, החלטה, המלצה, מציאה או אירוע. אם לא הייתה הקדמה, ספק הקשר קצר, למשל, "כפי שדיברנו …" או "מאחר שהקפיטריה חווה תורים ארוכים …"

לספק את כל המידע הדרוש כדי להסביר, לתמוך או להעביר במלואו את המידע הקורא צריך להבין את הנושא.

תסיים

ציין את הסימונים בתחתית, כגון "עותק": אם אתה שולח עותק של התזכיר למישהו מלבד האדם המופיע ברשימה.

ערוך את התזכיר. ודא איות ודקדוק נכונים, רעיונות מפותחים וכי הקורא יבין מה שאתה צריך להגיד.

הדפס את התזכיר ופתח אותו. ארגונים מסוימים רוצים את ראשי התיבות שנכתבו ליד שורת "מאת" בכותרת. אחרים רוצים את ראשי התיבות בתחתית. בדוק את מדיניות החברה.

עצה

בין אם אתה כותב תזכיר לממונה או כפוף, למספר אנשים או להודיע ​​לאחרים על נושאים שנויים במחלוקת או לא רצויים, שמור על הטון עסקי ורשמי. שמור תזכירים תמציתית, ברורה וקלה לקריאה.

אזהרה

בעת הכתיבה, יש לזכור כי תזכירים אינם עוד תקשורת זמנית כפי שהיו פעם. התוכן ישתרע ללא הגבלת זמן, יישמר בתיק של פעילות החברה וההיסטוריה. אז לכתוב עם קביעות בראש.