במשך שנים רבות, גיליונות אלקטרוניים של Excel היו מצרך הן במעגלים מקצועיים והן בחוגים אישיים לארגון, חישוב והצגת נתונים.
הם היו כלי פונקציונלי אוניברסלית עבור מגוון רחב של יישומים, כגון שמירה על כרטיסיות על כספי החברה וניהול מלאי.
לא הייתה התפתחות טכנולוגית אחת שהצליחה להחליף גיליונות אלקטרוניים כמסמך משרדי (מלבד עדכונים שוטפים של Microsoft Office ומתחרים דומים כמו Google Docs), ולכן הגיליונות האלקטרוניים נשארים במחזור פעיל.
$config[code] not foundעבור שימושים רבים, גיליונות אלקטרוניים הם עדיין בעלי ערך, אבל יש מספר של חוסר יעילות המונעים מהם להיות תחנות כוח שהיו פעם.
סיבות למה אתה צריך להפסיק באמצעות גיליונות אלקטרוניים
אם אתה אוהד גיליון אלקטרוני קשה למות, אתה כנראה מזעזע את הראש שלך על הרעיון של נטישת אותם. עם זאת, יש כמה סיבות עיקריות לכך שעליך לצמצם את ההסתמכות שלך על הגיליונות האלקטרוניים באופן כללי:
1. גיליונות אלקטרוניים חשופים לשגיאות. לפי מזהה המערכת, כמעט 90% מכל הגיליונות האלקטרוניים מכילים שגיאות. זו עשויה להיות נוסחה לא נכונה, מספר שגוי, או עיצוב לא יעיל שמוביל לפרשנות שגויה. כמובן, זה לא אשם של גליונות אלקטרוניים מטבעם - זה אשם של בני האדם שמנהלים אותם. עם זאת, מספר תכונות גיליון אלקטרוני - כגון הפשטות שלהם, גמישות, חוסר בדיקות ואיזונים, וחוסר תקשורת - להקל על אנשים לעשות את השגיאות האלה. בגלל גיליונות אלקטרוניים משמשים לעתים קרובות מידע יקר או רגיש, אפילו טעות אחת יכולה להיות יקרה כאן, אז זה לא שווה את הסיכון.
2. אין כללי עיצוב ברורים. Excel נותן לך טונות של אפשרויות כשמדובר כיצד לעצב תאים, שורות, עמודות ואפילו איך מספרים ונתונים מוצגים בגיליון. על פני השטח, זה נראה כמו תכונה נהדרת - אבל זה מספר עצום של אפשרויות אומר שאין כלל ברור עבור מה "נכון" או "לא נכון" עבור יישומים ספציפיים. ישנן מספר תבניות זמינות ב- Excel, אבל שוב, אין עיצוב סטנדרטי כי כל העובדים שלך, שותפים ולקוחות יכולים לעקוב. עיצוב זה הגיוני לך לא יכול להיות הגיוני לאחרים, מה שמוביל לבלבול בעיות תאימות בעת ניסיון לתקשר נתונים לצד אחר.
3. זה כללי מדי כדי להיות רלוונטי עבור רוב המשימות. כוחם של גיליונות אלקטרוניים הוא הרבגוניות שלהם - אבל זה יכול להיות גם חולשה. גיליונות אלקטרוניים הם סוג של "ג 'ק של כל המקצועות, הורים של אף אחד." הם הגונים בביצועים במספר יישומים שונים, אבל הם לא הפתרון האידיאלי עבור כל פונקציה אחת. בשל מגוון של כלים טכנולוגיים אשר תוכננו במיוחד עבור פונקציות בודדות, גיליונות אלקטרוניים הם outclassed כמעט בכל יישום אתה יכול לחשוב. זה כמו ללכת למסעדה מיוחדת, ולא אחת שמציעה קצת כל מטבח - כי ההתמחות עושה את המוצר המוגמר מעולה.
4. רק אדם אחד יכול להשתמש בגיליון אלקטרוני בכל פעם. זוהי חולשה עדינה, אך חזקה של גיליונות אלקטרוניים. רק אדם אחד יכול לעבוד על גיליון אלקטרוני בזמן נתון. אפילו באפשרויות גיליונות אלקטרוניים מבוססות ענן, בדרך כלל, רק אדם אחד יכול לבצע עריכות פעילות, בעוד שהאחרים עובדים עם עותק לצפייה בלבד. זה עושה את זה קשה מאוד עבור הצוות שלך להישאר פעיל, תקשורת מתמשכת או לשתף פעולה על מוצר מוגמר אחד. בעולם המודרני שלנו, עם עובדים מרוחקים וטכנולוגיה מתוחכמת יותר, אתה צריך פתרונות נוספים לניהול משותף קל.
5. עדכונים בזמן אמת הם בלתי אפשריים. על פי מחקר פורסטר, נתונים בזמן אמת זרימה ועדכונים הם חלק מן החשוב ביותר ו-הקרובים טכנולוגיות קמעונאיות (כמו גם מספר תעשיות אחרות). עם כמות המידע הזמין וההסלמה בדרישות המשתמשים, דברים כמו מעקב מלאי ונתוני לקוחות מתפרסמים לקראת הזרמה בזמן אמת לקבלת מידע מהיר ומדויק יותר. גיליונות אלקטרוניים אינם תורמים לעדכונים בזמן אמת, הם אינם יכולים להשתלב במערכות אחרות לעדכון אוטומטי וכפי שכבר ראינו, רק משתמש אחד יכול לבצע שינויים בכל פעם. עדכונים בזמן אמת הם בעלי ערך רב יותר.
מה להשתמש במקום
אז יש הרבה סיבות טובות להפסיק להשתמש בגיליונות אלקטרוניים, אבל זה לא עושה את הצרכים שלך ללכת. אתה עדיין צריך לעקוב אחר המלאי. אתה עדיין צריך לדווח על כספים הסיכויים שאתה צריך דרך קלה להעביר את החומרים הישנים שלך לתוך מערכת חדשה. מה יכול לקחת את המקום של גיליונות אלקטרוניים?
התשובה הפשוטה היא תוכנה מיוחדת. ישנם אלפי סוגים של מעקב וניהול תוכנה שם בחוץ, שחלקם מכסה צרכים רבים בדרך כלל (כמו תוכנות שיתוף פעולה צוות) וחלקם לצמצם את נישה ממוקדת (כמו תוכנות חשבונאות). ההימור הטוב ביותר שלך הוא לבחור חבילת שירותי תוכנה, א לה קארט, כי הטוב ביותר לשרת את הצרכים הספציפיים של החברה שלך. אין פתרון אחד בגודל מתאים לכל זה (ולכן הגיליונות האלקטרוניים הופכים למיושנים), אז קח בחשבון את האפשרויות שלך בזהירות.
גיליון אלקטרוני באמצעות Shutterstock
4 תגובות ▼
