עבור רבים, להיות נקרא לפגישה הוא לא אירוע מבורך. במקומות עבודה רבים, העובדים מבלים כמויות עצומות של זמן בפגישות, כי לעתים קרובות מדי לעתים קרובות להשיג שום דבר. במקום לאפשר לפגישה אתה רץ להתמזג עם שאר הפגישות חסרות הערך - ואולי אפילו כואבות - שהמשתתפים אולי חוו קודם לכן, להגדיר את שלך בנפרד על ידי תכנון יעיל, ופועל, הפגישה שלך.
$config[code] not foundלהציב מטרות. לכל הפגישות צריכה להיות מטרה. לפני הפגישה שלך, להחליט מה אתה רוצה להשיג זה לשבת. בעת כתיבת המטרה שלך, לכתוב הצהרה תמציתית וקלה להבנה כגון, "כדי לבחור מסע פרסום עבור הרבעון הרביעי."
הכינו סדר יום. רשום את כל הנושאים שברצונך לדון בהם בפגישה בסדר שבו ברצונך לדון בהם. הוסף בהירות נוספת לסדר היום שלך על ידי הצבת כמות משוערת של זמן ליד כל פריט כדי לדון, לעזור לך להבטיח שלא כללת פריטים רבים מדי.
שתף את היעד שלך ואת סדר היום מראש של הפגישה באמצעות הדוא"ל. על ידי שיתוף הן את מטרת הפגישה ואת סדר היום עם מי ישתתף לפני הגעתם, אתה מאפשר להם להתכונן נפשית לפגישה, כמו גם לתת להם את ההזדמנות לבוא מוכן עם ניירת או חומרים אחרים נוחים המתוכנן נושא.
קבע תפקידים. בחר אדם כדי לשמש מזכיר ולבקש מאדם זה לרשום הערות כמו הפגישה מתקדמת. להקצות משתתף פגישה אחרת לשמש שומר זמן. אדם זה ישמור עין על השעון ויעזור להבטיח שתבצע את הקצאת הזמן המתוכננת עבור כל פריט סדר יום. להכריז על עצמך הפגישה מנחה ולקחת על עצמו את המשימה של העברת פריטים על סדר היום בצורה יעילה ויעילה.
לשלוף את השליטה על הפגישה אם זה מחליק מתוך אחיזתך. במיוחד אם משתתף בפגישה שלך יש נטייה להוביל פגישות שולל, חשוב כי אתה לממש את הכוח שלך כמנהיג פגישה ולשמור את הפגישה על הקורס. כדי לעשות זאת ביעילות, להזכיר בנימוס הפרט מנסה לחטוף את הפגישה של הסיבה לפגישה ולבקש ממנו לשמור על דאגות הצד שלו לדיון במועד מאוחר יותר.
הקצאת משימות. כאשר אתה עובר את הדיון שלך ומחליט על דברים שצריכים לעשות, להקצות משימות אלה על המקום. גם לקבוע תאריך יעד להשלמת כל משימה, לשפר את הסיכויים כי המשימה באמת נעשה. שאל את האדם לוקח דקות פגישה לרשום משימות אלה המשימה.
לסיום הפגישה בזמן. אם תאפשר לפגישה לעבור את נקודת הסיום המתוזמנת שלה, סביר להניח שתמצא כי רבים מהמשתתפים נפשית לבדוק את לשבת. אם אתה מגיע לסוף הזמן שהוקצה לך ויש לך פריטים עדיין כדי לדון, שולחן אותם למועד מאוחר יותר מתוך כבוד למי נתן את הזמן כדי להשתתף בפגישה.
שתף פגישת פוסט של דקות. שלחו את דקות הפגישה יחד עם תודה על המשתתפים על שיתוף פעולה ומסירות עם 24 שעות של סוף הפגישה. אם הקצית משימות רבות במהלך הפגישה, הוסף תזכורת מנומסת למשתתפים כדי לעקוב אחר הפריטים שהוקצו.
