בעבר, מזכירה נחשב לעתים קרובות בין הנמוכים ביותר על מוט הטוטם של החברה. הזמנים השתנו, ותפקיד המזכיר הפך לעוזר המינהלי, האדם שלעתים קרובות הוא lynchpin לתפקוד של ארגון שלם. בין אם הם עובדים עבור מנהל אחד, מנהלים מרובים או הארגון כולו, הטיפול של עוזר בחובות ניהוליות מאפשר לכל אחד אחר להשקיע יותר זמן על סדר העדיפויות האסטרטגיות וגידול העסק, מאובטח בידיעה כי הפרטים נמצאים תחת שליטה.
$config[code] not foundסקירה כללית
במובן הכללי ביותר, משימות ניהוליות הן המשימות והפעילויות שהן חלק מהפעולות היומיומיות של העסק. הם כוללים מענה לשיחות, העברת מסרים, ניהול התכתבות, הזמנת אספקה ושמירה על שטחי משרדים משותפים ופונקציונליים. החובות גם עשויים לכלול יצירת דוחות, הזנה וניהול נתונים, ניהול קבצים, הנהלת חשבונות בסיסיים ומשימות פיננסיות אחרות. רבות מהחובות הללו מנוהלות על ידי עוזרי המינהל, שתפקידם לסייע ליחיד או לצוות על ידי לקיחת חלק או כל המשימות הפקידותיות שלהם, אבל רבים עמדות הכניסה ואת midlevel כוללים גם כמות נכבדה של עבודה מינהלית. לדוגמה, עוזרים מנהליים עשויים להיות אחראים לעדכון עבודתם במערכת ניהול פרויקטים או להגיב להודעות דוא"ל. רוב המשימות הניהוליות ביותר הוא פקידותי ולעתים קרובות מסתכם בניהול והפצת מידע.
טכנולוגיה
לדעת איך הטכנולוגיה היא אחד ההיבטים החשובים ביותר של משימות ניהוליות. זה כולל שימוש בכלים כגון מחשבים, מכשירי פקס, מכונות צילום, סורקים, טלפונים וציוד משרדי אחר. שימוש בתוכנות מחשב נפוצות כולל עיבוד תמלילים, גיליון אלקטרוני, מסד נתונים ותוכנות פרסום שולחני נדרש בדרך כלל עבור רוב העבודה הניהולית. היכולת לפתור בעיות עם ציוד משותף היא גם חלק מתפקידים מינהליים רבים. זה לא יוצא דופן, למשל, עבור אנשי מקצוע מינהליים יש לקרוא לנקות נייר ריבות או לשנות את הטונר מדפסות מכונות צילום.
בעסקים מסוימים, עוזרי מנהלי צפויים גם לדעת כיצד להשתמש תזמון וניהול פרויקטים תוכנה. אלה העובדים ישירות למנהלים נדרשים בדרך כלל לנהל את לוח השנה של הבוס שלהם, ועוזרים מנהליים של המחלקה נקראים לתזמן פגישות, לעקוב אחר ימי חופשה וחולים, ובדרך כלל יודעים היכן אנשים ומה הם עושים.
וידאו של היום
הביא לך על ידי שתיל הביא לך על ידי שתילתקשורת
חובה מנהלית חשובה נוספת היא תקשורת. עוזרים מנהליים נקראים לעתים קרובות לתקשר, הן בכתב והן בעל פה. הם עשויים להתבקש לכתוב תזכירים, להתכתב עם עמיתים או לקוחות באמצעות דוא"ל, עדכון החברה מדריכים או אתרי אינטרנט או לערוך ולהגדיר את העבודה של אחרים. עוזרי הם גם אחראים בדרך כלל לענות על הטלפון, ביצוע שיחות מטעם הבוס שלהם אינטראקציה עם המבקרים. לכן, עוזר מנהל מוצלח צריך כישורי תקשורת מעולה להיות מסוגל לכתוב ולדבר באופן ברור ומקצועי.הבנה מוצקה של איות, דקדוק ואת הסטנדרטים של תקשורת בכתב מקצועי חשוב כי עוזר מייצג את הבוס שלו או שלה.
הנהלת חשבונות ורכש
מעקב אחר הוצאות חשוב בכל עסק, וכי משימה זו נופלת לעתים קרובות לעוזר מינהלי, אשר עשוי להיקרא להיכנס הוצאות לתוך גיליון אלקטרוני או תוכנית הנהלת חשבונות, לאסוף ולאמת דוחות הוצאות העובדים, ולנהל החזרים. בעסק קטן, עוזר מינהלי עשוי גם להתמודד עם חשבונות חייבים, שליחת חשבונות ועיבוד תשלומים, טיפול בפיקדונות עבור החברה. אנשי מקצוע מינהליים הם גם לפעמים אחראי על קופה קטנה, מעקב אחר הוצאות והוספת כספים בעת הצורך. תפקידים אחרים בתחום זה עשויים לכלול ניתוח הוצאות, סיוע בתקצוב וטיפול בסכסוכים ספקים.
כאשר מדובר ברכישה, עוזרים מנהליים הם בדרך כלל אחראי על אספקה, כלומר, הם לארגן ולפקח על ציוד משרדי סדר הזמנות לפי הצורך. הם מבצעים מחקר על ספקים ולבקש או להנפיק הזמנות רכש לפי הצורך. במקרים מסוימים, עוזרי המינהל עשויים גם להיות אחראי על מעקב וניהול רישוי עבור תוכנות או מנויים, כדי להבטיח כי הם שילמו מיד בשימוש כהלכה.
מחקר ותכנון
אנשי מקצוע רבים נדרשים לנהל פרויקטים מחקריים ולעבד מידע. זה יכול להיות פשוט כמו מחפש מספר טלפון או כתובת, או פרויקט מורכב יותר עשוי להיות כרוך מחפש מידע על לקוחות, הפניה צולבת פרטים, ויצירת גיליונות אלקטרוניים מורכבים או דוחות. פרויקטים אלה בדרך כלל דורשים עבודה בתוך לוחות זמנים צפופים והצגת מידע.
במקרים רבים, החובות המינהליות כוללות גם תכנון. מפגישות צוות שבועיות לאירועים מרכזיים, עוזרים מנהליים נדרשים לטפל בפרטים. אתה יכול להיות אחראי על הזמנת חדר ישיבות לפגישה או הזמנת חדר הזמנות עבור הבניין כולו או הרצפה, הזמנת כיבוד, ולוודא כי כל ציוד טק מוכן ועובד כאשר הפגישה מתחילה. תכנון נסיעות הוא עוד אחריות גדולה. אם לחברה אין מחלקת נסיעות, העוזר האדמיניסטרטיבי יכול להיות האדם שחוקר ומבצע טיסות ומלונות, מבצע הזמנות לסעודות ומטפל בפרטים אחרים, כגון רישומי ועידות.
משימות מיוחדות
בתעשיות ספציפיות, אנשי מקצוע מינהליים נקראים לטפל במשימות הדורשות ידע או מיומנויות מיוחדים. לדוגמה, הסיוע המשפטי והמינהל הרפואי צריך לעיתים קרובות להשלים משימות הדורשות הבנה של המינוח והנהלים בתעשייה. מזמינים משפטיים עשויים להידרש להשלים ולשלוח ניירת עבור מסמכים משפטיים, כגון זימון, ערעורים או תביעות, אשר דורש רמה בסיסית של ידע משפטי והבנה. ההבנה של מערכת בתי המשפט והנהלים חשובה גם לעוזרים המינהליים הללו, שכן היא יודעת כיצד לנהל מחקר משפטי.
חובות במחלקה למשאבי אנוש מתמקדות בסוגיות התעסוקה ועשויות לכלול תזמון ראיונות, עיבוד בדיקות רקע וביצוע הבדיקה הראשונית של יישומים על מנת להבטיח שהן הושלמו. סביר להניח שמישהו בתפקיד זה יידרש לקבל הבנה וניסיון בתחום משאבי אנוש ודיני עבודה. בעיקרו של דבר, השדה והמחלקה הספציפיים שעוזר אדמיניסטרטיבי עובד בהם יהיה הגורם המכריע בתפקידים הספציפיים, עם כמה תחומים הדורשים יותר ידע וידע מאשר אחרים.
כישורים מינהליים
בעוד רוב המשרות כוללות לפחות כמה חובות ניהוליות, רובם מטופלים על ידי עוזרי מנהלה. יש הזדמנויות כמעט בכל ענף, ורוב עמדות ברמה פתוחה לאנשים עם תעודת בגרות או שווה ערך. מעסיקים מסוימים מעדיפים להעסיק עוזרי או מזכירות מנהליים עם תואר ראשון או ניסיון בתחום. תחומים מסוימים, כמו חוק ורפואה, דורשים בדרך כלל עוזרים לקבל השכלה נוספת רלוונטית לתחום.
ללא קשר לרמת ההשכלה, רוב המעסיקים מחפשים עוזרי אדמיניסטרטיביים בעלי ניסיון וכישורים בעבודה פקידותית, כולל עיבוד תמלילים, גיליונות אלקטרוניים וניהול מסדי נתונים. בדרך כלל, מעסיקים דורשים עוזרים לקבל מיומנויות במוצרי Microsoft Office. כמה מכללות הקהילה, סוכנויות זמניות, תוכניות חינוך למבוגרים מציעים תוכניות תעודה בניהול המשרד, אשר יכול לתת לך יתרון כאשר אתה מחפש עבודה. רוב המעסיקים גם מספקים ב- the-work אימון לעזור עוזרי לבוא במהירות ולהכיר את המשימות הספציפיות שלהם.
מעבר לכישורים הפקידותיים, המעסיקים מעוניינים לשכור אנשים בעלי כישורי תקשורת מצוינים (הן בכתב והן מילולי), מיומנויות ארגוניות, קבלת החלטות ויכולות לפתרון בעיות, וכישורים בינאישיים. מקצוענות היא גם חובה, כמו גם את היכולת multitask ולתעדף. בגלל כל כך הרבה מעסיקים להתמודד עם מידע רגיש, והם לעתים קרובות מחויב על ידי תקנות פדרליות, שיקול דעת ואת היכולת לשמור על סודיות הן גם תכונות חשובות.
תשלום ותעסוקה Outlook
השכר הממוצע לעוזר אדמיניסטרטיבי משתנה במידה ניכרת, כאשר עוזרי הסיוע בקצה התחתון של הספקטרום משתכרים משכורות נמוכות באמצע שנות ה -20, ועוזרי ההנהלה הגבוהים ביותר מרוויחים קרוב לשש ספרות. PayScale.com מדווח כי עוזרים מנהליים מרוויחים משכורת חציונית של 38,736 $, נתון המשקף היטב את נתוני הלשכה לסטטיסטיקה של העבודה, אשר מעמידים את השכר החציוני ב -37,870 $, הנקודה שבה מחצית מעוזרי המנהלים מרוויחים יותר ומחציתם מרוויחים פחות. BLS מדווחת כי עוזרי שכר הגבוה ביותר מרוויח יותר מ 62,000 $ בשנה, וזה הסכום קופץ ל 85,000 $ עבור מזכירות מנהלים. שלם עם שנים של ניסיון, עם אלה שיש להם את הניסיון הכי מרוויח ביותר.
למרבה הצער, BLS גם פרויקטים הביקוש לעוזרים מנהליים צפוי לרדת ב -5 אחוזים עד 2026, כמו רוב המשרות לא יהיה חדש, אלא תחליפים של עובדים לעזוב. הפיתוח של הטכנולוגיה ואת העברת תפקידים מינהליים רבים לעובדים אחרים חשבון עבור רוב הירידה. כמו כן, כמו ארגונים רבים לייעל את פעולות, עוזרים מוקצים יותר מנהל או מחלקה אחת ולקחת על עצמו יותר אחריות.
איך להצליח בניהול שלך חובות
לעתים קרובות, עוזרי מנהלי מדהים נמצאים בראש הרשימה עבור מבצעים, במיוחד כאשר יש להם תואר אקדמי הבנה מעמיקה של התעשייה ואת העסק. לקחת את העבודה שלך ברצינות יכול להוביל דברים גדולים יותר, כך שזה האינטרס שלך למצוא דרכים להיות הכרחית הבוס שלך ועמיתים לעבודה.
אחת הדרכים הטובות ביותר לעשות זאת היא ללמוד על המטרות של הבוס שלך ואת סדרי העדיפויות ולצפות הצרכים שלו או שלה. תסתכל קדימה ויש להם את הנולד להתכונן לבקשות או צרכים לפני הבוס שלך אפילו מבין אותם. לדוגמה, אם הבוס שלך מגיע לפגישה מסוימת כל שבוע או חודש, לקרוא את הפרוטוקול מן הפגישה מראש ולהכין את כל המסמכים או דוחות כי הבוס שלך צפוי להציג בפגישה היטב מראש. אם אתה רואה כי המפקח שלך הולך להיות פגישות כל היום בלי הרבה הפסקה, להזמין ארוחת צהריים כדי להיות מועברת ולשמור על סיר קפה טרי. זכור כי זה התפקיד שלך כדי להפוך את הבוס נראה טוב, אז לעשות מה שאתה צריך לעשות כדי להציג את התמונה המקצועית ביותר מוכשר.
שמירה על התעשייה שלך יכול גם לעזור לך להיות כוכב רוק עוזר. למד את המינוח ופעל עם מגמות. בדרך זו, תוכל לתרום לשיחות ולהיות מדויקות יותר בעבודה שלך. פרטים חשובים, ולכן הבנה על מה כולם מדברים על יעזור לך להימנע טעויות יקרות. עוזרים גדולים הם גם תושייה ויודעים מתי לנקוט פעולה בדיוק מה לעשות. אתה לא יכול לרוץ הבוס שלך עם כל שאלה או בעיה; הבוס שלך מצפה לך לטפל בדברים, אשר חוזר ללמידה. אם אתה מכיר את הארגון שלך פנימה והחוצה, היכן למצוא מידע ואת מדיניות החברה ונהלים, אתה יכול להיות יותר תושייה לפתור בעיות.
לבסוף, להיות עוזר גדול דורש מיומנויות ארגוניות יוצאת דופן. אתה עשוי להיקרא לענות על שאלות, לספק עדכוני סטטוס, או לפתור בעיות אחרות בכל רגע נתון, ואם אתה לא מאורגן, אתה לא יכול לעשות את זה. החובה המינהלית החשובה ביותר היא לשמור את כל הצלחות מסתובבות ומאורגנות היא הבסיס של מיומנות זו.
