האם העסק שלך דימגם כסף? הנה איך לעצור את זה

"אנחנו צריכים לדבר על תקציב הפרויקט …"

אף ביטוי לא יכול להפחיד פחד ללב של מנהלים זוטרים ובכירים כאחד בדיוק כמו דוא"ל דחוף לדון בתקציב.

אם אתה מנהל הפרויקט, אתה יודע היטב כמה קשה זה יכול להיות כדי לשמור על פרויקטים בזמן על התקציב. בין היקף הפרויקט המשתנה, דרישות הלקוח הלא מציאותיות, לבין נסיגות בלתי צפויות, ניהול הפרויקט יכול לעתים קרובות להרגיש כמו רועה חתולים.

אם אתה מוצא שהצוות שלך פועל באופן שגרתי על התקציב (גם אם התקציב הראשוני נראה לגמרי בתוך מגרש הכדורגל), ייתכן שהבעיה אינה מוטלת על הצוות שלך, על המנהיגות או על הלקוח שלך, אלא על הכלים שבהם אתה משתמש. כן, אני מדבר על זה יקר (ומבלבל) פלטפורמת ניהול הפרויקט אתה משתמש.

בחירת לא נכון באינטרנט פרויקט ניהול הכלי יכול להגדיר את העסק שלך עבור שורה של בעיות. זוהי אחת הדרכים הנפוצות ביותר כי עסקים יכולים בסופו של דבר לבזבז קצת מזומנים רציניים אפילו בלי להבין את זה. האם אתה נאבק כדי לבחור את תוכנת ניהול הפרויקט הנכון או לא בטוח אם הפלטפורמה הנוכחית שלך היא המתאימה לצרכים של הצוות שלך?

היזהר מהדגלים האדומים הבאים:

דגל אדום מס '1

תכנון פרויקטים ועבודה אד-הוק אינם משתמשים באותה פלטפורמה.

מנהלי פרויקטים מבלים 90 אחוז מהזמן שלהם בתקשורת. לא צריך את תוכנת ניהול הפרויקט להפוך את התהליך הזה קל יותר?

בעת בחירת מערכת ניהול פרויקטים, לבחור פלטפורמה המקלה על מעקב אחר כל ההיבטים של הפרויקטים שלך ממערכת אחת. בדרך זו, כאשר משימות אד-הוק יופיעו, תוכל להוסיף משימות אלה לאותה פלטפורמת פרוייקט, וכך יהיה קל יותר לעקוב אחר עומס העבודה והזמינות של כל חבר צוות.

לזהות בקלות אילו חברים יש יותר זמן בלוח הזמנים שלהם אשר מחויבים יתר כדי להעביר את עומס העבודה בצורה חלקה כמו סדרי עדיפויות וזמינות לשנות.

דגל אדום מס '2

אין שום סטנדרט onboarding.

כאשר אתה מנהל צוות וירטואלי, הצעד הראשון להצלחה הוא סטנדרטיזציה של תהליך המשולב.

קבל את כולם על אותו דף מההתחלה עם הדרכה בסיסית כיצד להשתמש בפלטפורמה החדשה. הגדר ציפיות לזמינות באמצעות מדריך תקשורת וגיליון מידע ליצירת קשר.

פלטפורמות ניהול הפרויקטים הטובים ביותר כוללות כלי צ'אט וירטואליים ותוכניות העברת הודעות פנימיות. באמצעות אותו צ 'אט הכלי הכלול עם תוכנת ניהול הפרויקט אומר שאתה יכול מיידי לצבוט משימות הקצאה, להוסיף הערות על מקומות עבודה שונים, או משמרות מועדים מבלי לעזוב את התוכנית.

דגל אדום מס '3

אתה משתמש בשירות אחד לניהול פרויקטים והשני עבור שיתוף קבצים בענן.

כן, DropBox ו- Google Docs נהדרות, אבל אני מוצא שכשאני מנהל פרויקט גדול, זה הרבה יותר קל לשמור את כל הקבצים באותו מיקום כמו רשימות מטלות ושיתוף מסך / פגישות משותפות.

יש לי את הצוות שלי לכלול מספר גירסה בכל שם קובץ ואת ראשי התיבות של האדם האחרון לבצע את כל העריכות לקובץ. בדרך זו, אם יש שאלה לגבי התוכן או מה השתנה, אני מיד יודע מי לפנות. דבר זה מסייע לשמור על קבורה של קבצים בשרשרת דוא"ל ועריכות מלהיות משוכפלות.

ללא קשר לאמנת שמות הקבצים שתבחר, שים את המערכת במקום מהיום הראשון לניהול קבצים ומעקב אחריהם ולשמור אותם במקום אחד.

דגל אדום מס '4

אין מקום לדיונים משותפים או פגישות וירטואליות.

יש יותר לניהול פרוייקט תוכנה מאשר רק מעקב אחר משימות ואחסון קבצים.

כאשר אתה מפעיל צוות וירטואלי, פגישות קבועות יכולות להיות אתגר. עם זאת, ללא תקשורת ברורה, הפרויקט כולו יכול להתפרק. בחר יום ושעה (כמו בימי שני בשעה 10 וחמישי בשעה 14:00) כדי לקבל את ההרשמה של מצב הפרויקט לשבוע.

להתחשב בחברי צוות המתגוררים באזורי זמן שונים; מפגשי הצהריים הם בדרך כלל הכי קל לכולם "להשתתף". לאחר יום מסוים ושעה מתוזמן באופן קבוע מראש שומר את כולם על אותו דף הפרויקט מתקדם.

דגל אדום מס '5

שפע של פעמונים ושריקות, אך לא מספיק פונקציונליות הליבה.

בעת בחירת פלטפורמת ניהול פרויקטים, זה מפתה לבחור את אחד עם תכונות fanciest.

להיות בטוח פונקציונליות הליבה מגבה את פעמונים אלה ושריקות. בין אם זה שילוב מלא עם Gmail ו DropBox, בלחיצה אחת שינוי מ דוא"ל למשימה הפרויקט, או הודעות מיידיות בתוך סביבת עבודה משותפת, לבחור את התכונות הנכונות עבור הצוות הווירטואלי שלך.

Wrike, Zoho Projects ו- Clarizen הן שלוש אפשרויות פופולריות מבוססות אינטרנט לשיתוף פעולה בפרויקט שמציעות תכונות דומות. לפני ההתחברות לפלטפורמה אחת, קח אותם לנסיעת מבחן כדי לקבוע איזו מהן מתאימה ביותר לצרכיך.

שורה תחתונה

פרויקטים שהושלמו אינם מתממשים באמצעות כוח רצון מוחלט. ההוצאה יותר מדי כסף על פלטפורמות ניהול פרויקטים יקר כי לא מקבלים את העבודה לא רק פוגעת השורה התחתונה של החברה שלך, אלא גם מאט את הפרודוקטיביות וגורר את מועדי.

לחזור על המסלול עם פלטפורמת ניהול הפרויקט עוקב אחר משימות, סקירות, חנויות קבצים, מציע סקירה מלאה חבר צוות, ומספק פגישות וירטואליות קל / הודעות מיידיות כל מאותו מקום.

חבוש חבטה תמונה באמצעות Shutterstock